O uso de OKRs (Objectives and Key Results) em times de Desenvolvimento Ágil é uma combinação poderosa para criar equipes orientadas para o valor e transformar a forma como as organizações funcionam. O OKR é uma abordagem para definição de metas que alinha continuamente o trabalho da equipe com os objetivos da empresa, além de aumentar o envolvimento dos funcionários e trazer mais foco às atividades do time.
Os processos ágeis de gerenciamento de projetos são os meios e métodos de realização do trabalho adotados no time. Já os OKRs representam os resultados de valor que definem o caminho para direcionar os negócios, servindo como uma bússola sobre o estado de progresso em direção aos objetivos e avaliação dos resultados atingidos.
Afinal, o que são OKRs?
Resumidamente, OKRs são um framework com os objetivos ou as metas que a organização deseja alcançar. Trata-se de um conjunto de resultados-chave para saber se a equipe está no caminho certo para atingir os objetivos estabelecidos.
O OKR possui dois componentes: os Objetivos e os Key Results.
– Os objetivos são descrições qualitativas daquilo que se deseja alcançar; devem ser curtos e também envolventes para a equipe se sentir motivada.
– Cada objetivo tem um conjunto de 2 a 5 resultados principais. Não mais, ou ninguém conseguirá lembrar de todos.
– Os Key Results são quantitativos, ou seja, requerem números/percentuais, já que são um conjunto de métricas que medem o progresso da equipe em direção ao objetivo definido.
– Os Key Results NÃO são atividades a serem realizadas.
Exemplos de objetivos:
– Entregar mais valor aos nossos clientes.
– Produzir softwares de alta qualidade.
Exemplos de Key Results:
Entregar mais valor aos nossos clientes.
– Aumentar as pontuações de NPS* de nossos 10 principais clientes em 10%.
Produzir softwares de alta qualidade.
– Diminuir a taxa de bugs de nossa plataforma em 30%.
*O Net Promoter Score (NPS) é uma métrica que mede a experiência e a lealdade dos clientes a uma empresa e pontuadas na faixa de -100 a +100.
ATENÇÃO:
– As metas podem ser ousadas e desafiadoras, porém alcançáveis, simples, diretas e aplicáveis à realidade do seu negócio.
– É fundamental fazer reuniões regulares de revisão de OKRs, de preferência semanalmente ou a cada 15 dias, para fortalecer a troca de aprendizado e avaliar se os resultados estão sendo alcançados ou é preciso fazer alguma mudança de estratégia.
– Os OKRs não devem ser usados para intimidar a equipe. Se o time não alcançou um OKR, mas conseguiu aprender com esta tentativa/hipótese, isso é normal e desejado. Como os experimentos são de curto prazo, há mais oportunidades para errar rápido e aprender rápido, corrigindo o direcionamento.
– As organizações ágeis devem definir OKRs anualmente e avaliar o progresso em relação a eles trimestralmente.
Benefícios dos OKRs
A introdução de OKRs impacta positivamente o desempenho dos negócios e dissemina uma nova cultura organizacional, pois retira o foco da eficiência e passa a medir a eficácia. Além disso, dá autonomia aos times e, ao mesmo tempo, visibilidade do papel de cada colaborador dentro da organização.
Principais vantagens em adotar OKRs:
- Ajuda as equipes a definir objetivos claros em conjunto.
- Cria níveis mais altos de autonomia.
- Ajuda as equipes a definir claramente os resultados.
- Traz mais disciplina, assim como aprendizagem.
- Ajuda a manter as equipes focadas em objetivos específicos de curto prazo.
- Melhora a conexão entre a empresa e seus clientes.
- Complementa as reuniões Scrum.
Ao definir OKRs, há uma mensagem clara a todos os membros das equipes sobre as aspirações e a direção da empresa. Isso cria transparência e serve de base para uma discussão construtiva sobre os resultados do negócio.
A conscientização de todas as equipes sobre os OKRs da empresa permite uma atitude realmente proativa e responsável e mais engajamento na execução dos projetos para a conquista coletiva dos resultados.
Quando os OKRs são bem definidos e amplamente comunicados, eles ajudam todos na empresa a entender o que é importante e por quê. Quais são as prioridades da empresa? Como os resultados são medidos?
Os OKRs são uma forma poderosa para as empresas criarem clareza, cultura de transparência e foco no que é mais importante. Isso garante que os funcionários estejam engajados e animados para entregar seu melhor trabalho em busca de um propósito comum.
Como criar OKRs?
A configuração adequada dos OKRs depende do entendimento profundo de qual é o propósito do negócio. Para isso, basta responder a algumas perguntas simples:
→ Quais são as prioridades da empresa?
A resposta definirá a visão do negócio.
→ Como atingir os objetivos exigidos pela visão do negócio?
Eles precisam ser específicos, realistas e você deve ser capaz de medi-los.
A maioria das organizações estabelece OKRs trimestrais. Não adianta definir OKRs para deixá-los em uma planilha e serem verificados apenas uma vez por ano, já que o propósito é acompanhar os objetivos e resultados no curto prazo e readequar o que for necessário.
Os OKRs devem ser incorporados nas reuniões e atividades do dia a dia da equipe de desenvolvimento ágil. Por exemplo:
- Realizar discussões semanais e mensais para fechar as sprints, atualizar o progresso do OKR e refinar as táticas. As reuniões trimestrais podem ser usadas para atualizar as prioridades estratégicas e definir novos objetivos e resultados-chave.
- Dividir cada sprint em 2 partes: na metade do tempo, as equipes devem trabalhar para alcançar os OKRs e na outra metade, entregar os produtos solicitados.
- Uma vez por ano, revisar as prioridades, a estratégia geral e atualizar os objetivos estratégicos.
A estrutura OKR sugere uma maneira simples, mas muito eficaz de compartilhar as principais metas, garantindo que equipes ágeis estejam cientes do valor comercial de seu trabalho, tenha propósito, colaborem melhor e se sintam mais autônomas, motivadas e responsáveis por seu trabalho.
Usando OKRs nos times de Desenvolvimento Ágil
Suponha que a equipe de Desenvolvimento de Software tenha um objetivo chamado “Melhorar a estabilidade geral do aplicativo” que se desdobra até o “reduzir a rotatividade”.
Muitas vezes, é aqui que as pessoas ficam frustradas com o framework de OKRs. Afinal, como converter o conceito um tanto abstrato de “aumentar a estabilidade” em metas viáveis e métricas?
Nesse caso, é preciso determinar o que a instabilidade acarreta. É o número de bugs? É a taxa de erro de solicitação? Não há uma resposta certa para o que é a estabilidade “perfeita”, mas é fácil saber o que os clientes estão dizendo.
Se o feedback predominante for “o tempo de carregamento do aplicativo é muito longo”, então o time pode se concentrar em resolver esse desafio específico.
É claro que, para muitos desenvolvedores, um feedback assim é vago e difícil de determinar exatamente em que etapa do app os usuários estão enfrentando o problema. Como estabelecer uma orientação?
Seguindo nesse exemplo, para resolver o problema de tempo de carregamento o OKR poderia ser:
Alcançar o tempo de resposta de 500 ms para 95% das solicitações de API.
Isso pode ser dividido em objetivos de curto prazo para o time de desenvolvimento:
– Adicionar cache ao serviço de usuários para evitar consultas desnecessárias;
– Dividir solicitações massivas em partes menores;
– Fazer um upgrade de camadas de desempenho para a plataforma em nuvem.
Esses objetivos principais são focados e fáceis para a equipe entender, agir e gerar resultados, já que as definições são claras e mensuráveis.
O recomendável é definir OKRs periódicos de acordo com o ritmo da organização, ajustando os objetivos e metas à situação atual e às oportunidades. Os relatórios e as avaliações semanais serão essenciais para que os avanços e correções sejam adotados em tempo hábil.
É possível falhar usando OKRs no time de desenvolvimento Ágil?
Sim, porque tanto o Método Ágil quanto os OKRs funcionam melhor em conjunto, ou seja, quando aplicados à equipe.
Assim, os OKRs costumam falhar quando são aplicados no nível individual. Pedir a cada colaborador para definir seus próprios objetivos e resultados-chave geralmente leva a uma destas duas situações:
– A pessoa cria metas binárias fáceis de medir, mas que não ajudam a determinar se houve uma melhora significativa ao longo da jornada de OKR.
– A pessoa escolhe metas que sabe que pode atingir, em vez de se arriscar em metas mais ambiciosas.
Em ambos os casos, os supostos resultados não se tornam mudanças comportamentais, pois não indicam nem medem qual o valor que foi realmente agregado: a simples execução de iniciativas desse tipo não ajuda a avaliar, objetivamente, se houve alguma melhoria.
São simplesmente atividades que o colaborador espera realizar até o final do trimestre, sem impacto real. Além disso, correr menos riscos provavelmente reduzirá a inovação e, em última análise, limitará o sucesso da equipe e da organização como um todo.
Para lidar com esses dois tipos de falha, os OKRs têm que ser retrabalhados para identificar metas que sejam relevantes não apenas para o trabalho de um indivíduo, mas para o produto ou iniciativa geral do time em que o colaborador está trabalhando.
A força dos OKRs reside exatamente em não enfatizar tarefas específicas; em vez disso, enfatizam o valor que essas tarefas proporcionam. Portanto, o elemento-chave no gerenciamento de OKRs é colocar ênfase nos valores.
Com os OKRs, não apenas os resultados precisam ser medidos, mas as equipes devem entender o que é valioso para a organização.
É por isso que os OKRs são tão poderosos – e, às vezes, tão difíceis de implementar. A medida do sucesso não é o que o indivíduo faz (produção), mas como todos os membros do time interagem com o trabalho do indivíduo e mudam o seu comportamento (o resultado). Portanto, os OKRs devem envolver todos os membros da equipe.
O OKR se encontra atualmente dentro dos princípios do Método Ágil para implementar ciclos rápidos de gestão, garantindo uma melhor adaptação da empresa às mudanças do mercado e se tornou uma das estruturas mais populares para equipes que buscam planejar e medir o sucesso de seu trabalho.
Se é a primeira vez que sua empresa implementa OKRs, ou se você precisa definir metas claras e consistentes para o seu time de desenvolvimento ágil, lembre-se de que são necessárias as pessoas e os processos certos.
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