Nenhuma empresa investe em um projeto de TI sem ter certeza do retorno. Mas como identificar se o investimento tem potencial de benefícios para o negócio? Neste artigo, você vai entender como calcular melhor os custos e garantir o ROI para seus projetos de tecnologia.
Afinal, uma das maiores dores dos líderes de TI é mensurar os resultados antes de investir em qualquer iniciativa. Para estimar seus investimentos, as empresas utilizam o cálculo do ROI (Return of Investment). Mas é aí que tudo pode ficar complexo, pois é preciso conhecer as métricas para fazer esse cálculo.
Além disso, não é incomum que as métricas retratem a realidade dos custos e do ROI de forma distorcida, já que nem tudo em TI é metrificável de forma exata.
Veja a seguir como definir algumas métricas para calcular os investimentos feitos em TI.
Por que utilizar cálculos de ROI em projetos de tecnologia?
Diante de investimentos cada vez maiores em projetos de TI, o cálculo do ROI é fundamental para prever a eficiência de um projeto e compreender com mais precisão como os investimentos podem impactar nos resultados do negócio a médio e longo prazo.
Mas para fazer corretamente o cálculo do ROI é preciso definir as métricas adequadas. Sem elas, a avaliação pode ser enganosa – e desastrosa, levando a decisões inadequadas e desperdiçar capital. Afinal, como quase tudo na área de TI, há aspectos tangíveis e intangíveis a serem considerados.
O que é e como calcular o ROI?
O ROI é um indicador muito utilizado pelas empresas de todos os segmentos para avaliar como um determinado investimento poderá afetar os resultados financeiros a médio e longo prazo.
O cálculo leva em conta uma série de variáveis, oferecendo aos gestores uma visão abrangente do seu impacto em diferentes áreas do negócio.
À primeira vista, é um cálculo relativamente fácil para um projetos de tecnologia. Basta dividir os ganhos de um determinado investimento pelo seu custo para obter uma porcentagem ou proporção.
Se o percentual for positivo, a empresa obteve retorno sobre seu investimento. Se for negativo, ela perdeu dinheiro nesse investimento.
Porém, esse cálculo não é tão simples no setor de TI. Por exemplo, digamos que sua empresa contrate um software sob medida para a área comercial.
Agora, pense nas variáveis de ROI envolvidas: produtividade dos usuários, aumento de vendas, etc. Quanto mais variáveis, mais complexo é o cálculo do ROI.
Há ainda os aspectos intangíveis de um produto de tecnologia, mas que têm efeitos indiretos nas finanças da empresa.
Por exemplo: sua empresa contratou o desenvolvimento de um sistema de Business Intelligence para embasar insights que aprimorem e aumentem a satisfação do cliente. Como isso será exatamente medido? A matemática do ROI não ajuda a medir a satisfação.
É por isso que essas métricas qualitativas são muitas vezes ignoradas. Isso é um problema, já que parte dos resultados positivos dos investimentos em TI podem ficar no escuro. Ou seja, é preciso definir como calcular o ROI com essas variáveis.
Quais são as métricas utilizadas para calcular o ROI em TI?
Antes de tudo, vale destacar que não há um padrão definido para calcular o ROI com variáveis qualitativas em projetos de tecnologia, já que cada empresa tem as suas métricas.
Para uma ideia mais assertiva sobre esse ponto, as métricas devem incluir dados a respeito dos benefícios tangíveis e intangíveis que o projeto pode trazer, entre elas:
Payback Period: É o tempo que leva até que os custos do projeto sejam pagos com seus retornos. Ex: um projeto que custa R$ 50 mil de implementação e tem um retorno estimado de R$ 5 mil mensais tem um payback period de 10 meses.
Internal Rate of Return (IRR): É o retorno em taxa de juros, representado por uma taxa em determinado período sobre o valor de investimento. Sua função é definir se é melhor investir o dinheiro no projeto ou mantê-lo aplicado.
Not Present Value (NPV): Serve para estimar o retorno do projeto no futuro, depois que o payback period for finalizado.
Non financial ROI: São métricas relacionadas aos benefícios intangíveis dos projetos de TI.
O problema é que cada um desses indicadores contém diversas métricas para estimar o lucro e o custo do investimento. Isso leva a algumas empresas errarem o cálculo do ROI em TI por estimar custos ou lucros inferiores ao valor real.
Por exemplo, no caso dos custos, alguns são invisíveis ou diluídos em outros processos da empresa.
É o caso do valor de implementação, configuração e aquisição de softwares que os colaboradores precisam para trabalhar: eles também devem ser considerados.
Assim, evite pular etapas ou ignorar valores que parecem insignificantes.
Para entender melhor, vamos supor dois exemplos práticos.
Exemplo 1: Estimando o investimento em um software
Imagine que sua empresa vem considerando investir em um software customizado. Nesse momento, ela utiliza um software de uso livre sem custo de licença, mas que exige um profissional especializado para operá-lo.
Nesse caso, o cálculo do ROI deve comparar o custo do software atual e o do software customizado.
Se este último for mais simples de utilizar para toda equipe, ele pode reduzir os custos de manutenção e evitar a contratação de um profissional especializado.
Logo, se a economia com a solução personalizada for maior que a do custo do software atual, a troca é válida.
Exemplo 2: Gastos gerais com a TI/infraestrutura
Agora, suponha que sua empresa necessite de uma solução melhor para cobrir gargalos da infraestrutura de TI. Antes de começar os cálculos do ROI, avalie alguns pontos importantes, tais como:
- O volume de falhas na infraestrutura de TI por mês.
- O tempo médio que hoje é gasto para resolvê-las.
- O custo médio da equipe de TI por hora.
- Outros gastos com possíveis recursos que serão investidos no projeto.
A partir dessas informações é possível calcular a quantidade de horas que a empresa perde mensalmente por causa dos incidentes na TI que geram indisponibilidade e impedem os usuários de realizar seu trabalho.
Com esses dados em mãos, é possível indicar o grau de eficiência de determinado projeto e estimar o ROI com mais precisão e viabilizar uma atuação mais analítica e estratégica.
Como fazer para aumentar o ROI dos investimentos em TI?
Para garantir o melhor ROI possível em projetos de tecnologia, existem algumas medidas que podem ser empregadas. Veja a seguir 4 dicas que podem ajudar a aumentar o seu ROI em TI.
- Faça um mapeamento de processos e demandas internas para calcular de forma mais eficiente onde há gargalos em processos ou departamentos.
- Defina objetivos de médio e longo prazo. É fundamental ter ciência de onde sua empresa quer chegar para orientar os investimentos de TI.
- Analise os gastos e dados atuais: gastos com serviços de TI, como cloud computing, sistemas legados e alocação de profissionais (ou custo de profissionais especializados). Ferramentas de Business Intelligence (BI) podem ajudar nesse processo.
- Time interno ou terceirizado: qual garante mais ROI? Muitos líderes têm esta dúvida. A realidade mostra que montar um time interno gasta mais tempo e recursos da sua empresa. Apenas os salários, burocracias e contratos já pesam mais do que a terceirização de TI. Você pode contratar uma squad as a service para projetos de tecnologia permite alcançar melhor retorno sobre o investimento.
Portanto, é possível alcançar o melhor ROI e calculá-lo corretamente permite planejar metas baseadas em variáveis e resultados tangíveis, além de entender se o investimento vale a pena ou não para a sua empresa.
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