Você sabe o que é RFP e qual a importância de elaborar um documento eficaz para propostas de tecnologias? Um dos maiores aliados das empresas na hora das contratações, a RFP (Request for proposal) é uma prática eficiente de contratação de produtos e serviços.
Com ele, setores como Compras e Licitações conseguem sinalizar o interesse para diversas empresas, receber diversas propostas e iniciar uma concorrência.
No entanto, existem diversos problemas que podem ser enfrentados na hora de produzir uma RFP de qualidade, com objetivo e que atinja todas as particularidades da necessidade da empresa.
A diferença do sucesso ou fracasso de um projeto muitas vezes está na boa elaboração desse documento, que vai servir como referência para futuras conferências das entregas feitas pela empresa. Por isso, vamos falar sobre os seguintes tópicos:
- O que é RFP
- Como fazer uma boa RFP
- 5 Dicas para elaborar uma RFP eficaz
- Como responder a uma RFP
- O que é Bid
O que é RFP?
RFP: a sigla significa Request for Proposal ou na tradução livre solicitação de proposta. É um documento apresentado por uma empresa quando ela deseja fazer uma licitação ou concorrência para uma compra de produtos ou serviços.
Nesse documento são apresentadas todas as necessidades e os requisitos mínimos que vão ser levados em conta na decisão da contratação de um novo fornecedor. Ele é emitido e enviado para que empresas pré-selecionadas possam entender a necessidade e oferecer propostas competitivas.
Principalmente no setor de tecnologia da informação, o RFP é cada vez mais utilizado. A alta demanda por projetos no setor, impulsionada pela aceleração da Transformação Digital das empresas, fez com que achar bons fornecedores de TI se tornasse um problema a ser resolvido por diversas companhias.
Definir os requisitos mínimos, principalmente de áreas como segurança e compliance, deixou de ser protocolar e passou a respaldar empresas contratantes, garantindo assim o sucesso dos projetos.
Além da RFP existem outros documentos que cumprem papéis importantes no processo de contratação. São eles:
RFI (Request for Information) ou Solicitação de informação: Esse documento é utilizado geralmente para o mercado que tem uma grande quantidade de fornecedores para um mesmo produto ou serviço.
Nesses casos, as empresas buscam informações sobre a capacidade de vários fornecedores. Esse documento costuma ser o primeiro passo a ser usado, seguido de uma RFP ou RFQ.
RFQ (Request for Quotation) ou Solicitação de Cotação: O documento é similar à RFP. Nele, a empresa apresenta aos concorrentes de forma detalhada as especificações do que deve ser entregue. Dessa forma, ao elaborar a proposta, os fornecedores conseguem focar em atender exatamente o escopo pré-definido.
A principal diferença entre a RFP e a RFQ está justamente no grau de especificidade que a empresa contratante consegue passar, o que vai delimitar a liberdade que as empresas concorrentes terão na hora de formular uma proposta.
O “momento 0” de uma boa RFP
A elaboração de uma RFP é muito particular para cada empresa. Nela estarão envolvidas as diversas áreas da empresa interessadas na contratação do produto ou serviço e geralmente a versão final do documento fica a cargo dos PMOs da empresa. Esses profissionais já têm experiência na gestão dos projetos.
De toda forma, tirando as particularidades de cada empresa, existe um lugar comum de boas práticas a se cumprir antes de começar a elaborar o documento:
- Ache as pessoas certas para participar: embora a formulação do documento seja de responsabilidade do PMO, ter as pessoas certas envolvidas na elaboração do documento é o primeiro passo para um resultado que supere as expectativas.
Se você está buscando desenvolver um novo software que será usado por diversas áreas da empresa, busque entender a necessidade de cada uma com um time multidisciplinar desde o início do processo. As ideias que surgirem estarão muito mais alinhadas à rotina de utilização do software e às necessidades dos usuários. - Saiba quais resultados você espera: pode parecer estranho, mas se você não souber o que quer medir, não vai saber se a entrega foi alinhada ou não às necessidades. A RFP tem o papel de delimitar as suas expectativas e os aspectos da contratação que sejam mais relevantes para sua empresa.
Se você precisa cumprir um SLA (nível de serviço) específico, uma demanda já mapeada de suporte, prazos regulatórios, NDA e outras questões de sigilo, KPIs… tudo deve estar descrito na RFP para que o fornecedor possa planejar as entregas de acordo com a sua necessidade. - Conheça e avalie os fornecedores: durante o proceso, costumam surgir inúmeras empresas se oferecendo para realizar o serviço, e a tendência é de que o preço fale mais alto.
Nesses casos, o valor do investimento tem que entrar como um dos critérios de decisão, mas ele não pode ser o principal fator. Entender que as empresas estão firmando uma parceria de negócios é o primeiro passo para o sucesso.
Confirmar se a empresa escolhida tem a expertise necessária para entregar o projeto, garante a qualidade das entregas, tem capacidade de assumir os riscos envolvidos e manter uma comunicação efetiva são pontos que, se não levados em conta na decisão final, acabam trazendo problemas para o projeto.
5 Dicas para elaborar uma RFP eficaz
Seguidos os passos acima, chega a hora de elaborar o documento final que será enviado às fornecedoras.
Nesse momento, cada passo falado anteriormente deve ser levado em consideração: quanto mais completo o conteúdo do documento final, melhor serão as propostas recebidas das empresas participantes e maior a tendência do seu projeto ser um sucesso. Por isso, procure sempre levar em conta os seguintes pontos:
- Revise o documento a cada etapa, passando por todas as pessoas envolvidas na elaboração. Certifique-se de que cada uma das pessoas que trabalharam na elaboração do documento dêem o ok final antes de enviá-lo.
- Defina todos os critérios que a empresa vai precisar levar em conta na hora da elaboração da proposta. Não esqueça de descrever bem: escopo do projeto, entregáveis, responsabilidades e responsáveis, prazos e restrições, modelo de orçamento esperado, forma de contratação, pagamento e as demais condições da contratação.
- Repasse quais são as exigências não técnicas que serão requisitadas dos fornecedores. Aqui devem ser descritas questões de compliance e confidencialidade da proposta a ser enviada, cases e/ou contatos de outros clientes de porte similar, garantias financeiras e qualquer outra condição que deva ser enviada junto com a proposta para que seja considerada como válida.
- Defina um ponto de contato para o fornecedor dentro da empresa. Essa pessoa será responsável por esclarecer eventuais dúvidas que surgirem após a leitura da RFP, além de ser quem dará a resposta final sobre a concorrência, seja ela positiva ou negativa.
Para que o processo seja isonômico, é importante que essa pessoa de contato evite dar respostas direcionadas a um único fornecedor. Para evitar isso é recomendável que, após o envio da RFP, seja feita uma reunião entre esse responsável e todas as empresas envolvidas para dirimir as dúvidas com todos presentes. - Faça uma última revisão do documento com todos os envolvidos para garantir que nenhuma informação importante tenha sido deixada de lado ao longo das etapas.
Uma boa prática é agendar uma leitura em grupo do documento, assim, eventuais alterações finais podem ser aprovadas por todos com mais agilidade.
Como responder a uma RFP
Tão importante quanto a elaboração do documento, a resposta à RFP deve ser tratada pelas empresas participantes com bastante cuidado. Inclusive, um dos pontos que as empresas costumam levar em consideração na hora de decidir pela contratação de um fornecedor é justamente o rigor na elaboração da resposta a Request for Proposal.
Para aumentar as chances da sua empresa ser selecionada, considere o seguinte:
- Faça uma leitura minuciosa de todos os pontos da RFP. Passe pelo escopo, definições técnicas e tenha certeza que entendeu tudo o que está descrito.
- Na hora de começar a desenhar a sua proposta de solução, leve em conta diversas possibilidades, pois isso vai aumentar as suas chances de sucesso. Lembre-se: por mais clara que seja a RFP, a probabilidade de você acertar exatamente o que a empresa quer é baixa; assim, quanto mais opções você colocar na mesa, mais fácil será acertar.
- Não exite em tirar dúvidas. Aproveite o ponto de contato da empresa e as oportunidades para esclarecer todas as informações. Além da demonstração de interesse ser um fator positivo, você aumenta suas chances de acertar na proposta apresentada.
- Tenha ciência do escopo do projeto e deixe claro na proposta qual o modelo de trabalho você costuma aplicar nessas situações.
- Negocie os prazos, deixe todo o time ciente dos compromissos e mobilize a sua equipe para evitar eventuais multas.
O que é Bid?
Bid pode ser traduzido como lance ou oferta e faz parte do processo licitatório de contratação.
Complementar ao RFP e a todos os outros documentos que citamos aqui, o Bidding Process, ou processo de licitação é todo o processo que envolve a contratação de um produto ou serviço por uma empresa, da identificação da necessidade à aprovação de orçamento até a RFP e a escolha de fornecedores.
Entre as vantagens de aplicar o Bidding Process na sua empresa estão: maior pesquisa e conhecimento do mercado, ter uma relação mais transparente com os gastos, melhorar o compliance e garantir boas negociações, com a certeza de que os interesses da empresa serão sempre levados em conta.
Conclusão
Processos de compra são, em geral, complexos para as empresas. Além do compromisso financeiro, a importância da implementação de uma nova tecnologia ou um novo produto para as empresas, principalmente dentro de um contexto de Transformação Digital, podem ser a diferença entre o sucesso ou fracasso de uma estratégia de negócios.
Pelo lado dos fornecedores, receber um documento com todos os requisitos bem definidos e prazos e escopo desenhados facilita a identificação da necessidade e uma resposta eficaz para a demanda.
Com toda essa importância, respaldar a contratação com o desenvolvimento de uma RFP reduz a possibilidade de cometer erros nesse processo.
Com toda essa importância, respaldar a contratação com o desenvolvimento de uma RFP reduz a possibilidade de cometer erros nesse processo – e os resultados podem impulsionar fortemente o sucesso da sua empresa.
