Entregar bons resultados no menor tempo possível é um importante diferencial competitivo. Ter em mente que a automação pode aumentar a produtividade sem sacrificar a qualidade dos processos é a chave do sucesso para as empresas.
A automação é mesmo uma boa?
Pare por 10 minutos e pense em quantos processos sua equipe se envolve diariamente.
Agora pergunte-se: Quanto tempo esses processos demandam, em um dia, um mês, um ano? São tarefas repetitivas? Exige tempo que poderia ser aproveitado em atividades mais intelectuais?
De posse de todas as respostas, certamente, você já percebeu que o potencial do seu time pode estar sendo desperdiçado em tarefas repetitivas que podem (e devem) ser automatizadas.
Então, a pergunta agora é: Por que não utilizar tecnologias, sistemas computacionais ou banco de dados para automatizar esses processos?
Certamente, sobraria tempo e disposição para soltar a criatividade e gerar novas estratégias de negócio, novos produtos e serviços, ou até mesmo aprimorar o trabalho que já existe.
Os principais tipos de automação
Maiores que os benefícios (que trataremos a diante) são as possibilidades de processos que podem ser automatizados. Inspire-se conhecendo alguns tipos:
• Automação de vendas;
• Automação de marketing;
• Automação de propostas;
• Automação de contratos;
• Automação via API;
• Automação de relacionamento com o cliente.
Os benefícios e como a automação pode aumentar a produtividade na sua empresa
Aí vai uma lista de vantagens que se tem ao começar a utilizar uma ferramenta de automação de processos:
• Mais consistência nos fluxos de trabalho;
• Mais visibilidade de todos os envolvidos no processo;
• Mais confiança entre áreas no trabalho realizado;
• Correção de problemas de comunicação (em processos discutidos por e-mails, por exemplo);
• Melhora do serviço prestado e, consequentemente, no atendimento aos clientes.
Outros benefícios que valem a pena ser vistos com calma
Mais produtividade
Inegavelmente, alguns gestores podem pensar que a produtividade está ligada apenas a capacidade individual, no entanto, processos enfadonhos e repetitivos, tem o poder de travar o rendimento e afetam diretamente a produtividade das equipes.
Tarefas totalmente operacionais, uma vez que são automatizadas, liberam os colaboradores para outras funções que exigem mais deles, melhorando a produtividade como um todo.
Entretanto, é importante ressaltar que o processo automatizado precisa ser feito do modo correto, só assim elimina retrabalho e extingue de vez a necessidade de interferência.
Vale lembrar ainda que a tarefa que foi automatizada também ganha velocidade. Um exemplo é a automação de relacionamento onde o atendimento a clientes é feito por chatbots. Falando nisso, veja alguns princípios básicos de planejamento para implementar um bot.
Menos erros
Enquanto um humano é suscetível a errar, uma ferramenta de automação dará um sistema de gestão de qualidade excelente e inquestionável. Por consequência, se não há erros, o fluxo de trabalho não é interrompido e os comuns atrasos, simplesmente deixam de existir.
Se não há erros a qualidade do serviço realizado será excepcional.
Dessa forma o relacionamento com o cliente ganhará em funcionalidade e rapidez, que é tudo o que qualquer consumidor espera.
Menos custos e burocracia
Logo que a chance de erro é extinta (significando zero retrabalho), com um software específico para cada tarefa o tempo de execução será infinitamente menor, e isso sugere menos funcionários.
Em conclusão, com menos pessoal sobra mais espaço físico, que pode ser aproveitado por novos equipamentos que, consequentemente, significa crescimento da produção.
Semelhantemente, mais espaço também será gerado com o fim dos gigantes almoxarifados. Afinal, com processos automatizados os documentos serão digitalizados ou criptografados.
Padronização de tarefas
É comum que cada equipe ou colaborador tenha seu ‘jeitinho’ de executar a tarefa. Automatizando o processo todos seguirão os mesmos passos.
Além de garantir uma melhor cadência ao trabalho, ter um padrão a seguir garante que mesmo com a saída de um funcionário, um novo possa realizar a função a partir do ponto onde o anterior parou.
Otimização de processos
Como mencionamos acima os procedimentos ficam registrados na plataforma. Dessa forma, quando houver falhas é fácil e rápido identificar de onde ela partiu e corrigi-la. Que fique claro que a intenção não é responsabilizar equipes, mas quando há uma falha, mais importante que apontá-la é identificar suas causas.
Dados integrados
Quando diferentes setores trabalham em prol do mesmo objetivo é importante que todos tenham alinhados as mesmas informações.
Imagine: marketing e comercial trabalham em conjunto, mas um setor utiliza uma planilha e o outro adota um software gratuito. A conversa será difícil e o acompanhamento dos dados impossível, por isso uma plataforma que reúna e unifique as informações possibilita que as estratégias sejam construídas em conjunto e estejam acessíveis a todos.
Quantificação dos resultados
Ter em mãos relatórios de performance permite o monitoramento, análise e alteração de estratégias sempre que necessário. Processos automatizados são uma rica fonte de informação que podem ser acessadas de forma rápida e segura a fim de identificar as potencialidades, deficiências, e basear as tomadas de decisão.
Automação na prática
Já sabemos que a automação pode aumentar a produtividade das equipes e liberá-las de tarefas cansativamente repetitivas. Mas, quais processos podem ser automatizados?
Separamos alguns exemplos que podem lhe inspirar.
E-commerce e transportadoras
Nos e-commerces a automação mais comum é a de rota de entrega. Com o processo automatizado e rastreável o cliente e o departamento de logística acompanham todo o percurso do produto até o destino final, inclusive suas paradas.
Transportadoras também se beneficiam de informações sobre a coleta do produto, geração de NFe, data e hora do envio e a rota que está sendo feita. Registrar a entrega e coletar assinatura digital do receber, além de monitorar o retorno do caminhão são outras vantagens.
Indústrias
A gama de aplicações é imensa para o setor industrial. Independente da setor, sempre haverá a necessidade de controle de estoque, avaliação das etapas e do ciclo produtivo e a busca de economia no uso de maquinários.
Se a indústria lida com matérias primas perecíveis ainda mais a automação pode aumentar a produtividade, já que o controle de estoque (de insumos e produtos prontos) deve levar em conta datas de validade. Automatizado, o processo alertará, sem erros, sobre o vencimento dos prazos e gerenciará os pedidos.
Atendimento e relacionamento
Qualquer consultoria indicará a importância do bom relacionamento e atendimento ao cliente. Afinal, quem não quer ser ouvido e bem atendido?
Algumas empresas cultivam e necessitam dessa interação mais que as outras, mas todas têm suas seções de Ouvidoria ou SAC.
A automação desses processos é imprescindível para um bom relacionamento e atendimento eficaz.
Novamente, gerar métricas para conduzir avaliações e dar suporte as decisões. Veja os registros de ocorrência que podem ser gerados:
• contatos atualizados do cliente;
• tipo de ocorrência;
• descrição detalhada do problema;
• tempo de atendimento realizado pelo operador.
Com essas informações coletadas, é possível:
• encaminhar a ocorrência online ao departamento correto;
• monitorar e cobrar respostas;
• solicitar um feedback ao cliente e mensurar o seu nível de satisfação;
• atualizar o banco de dados.
Vendas
Vender exige atenção, aos clientes e aos processos.
Não seria ótimo que sua equipe de vendas só se preocupasse em dar atenção aos clientes e suas necessidades? Isso é possível (e muito indicado, a propósito). A automação de vendas realiza a gestão de pedidos, faturamento, envio de e-mails e o agendamento de reuniões. E tudo no tempo estipulado, sem atrasos e falhas.
Esses são alguns poucos exemplos, existem muitos outros.
O importante é que este texto tenha cumprido o propósito de mostrar o papel da automação e como ela contribui para aumentar os resultados positivos encurtando o tempo gastos nos processos.
E na sua empresa, qual ou quais processos podem automatizados?
Fale conosco, podemos ajudar!