{"id":2850,"date":"2021-11-05T10:00:00","date_gmt":"2021-11-05T13:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/uds.com.br\/blog\/?p=2850"},"modified":"2024-04-29T10:39:32","modified_gmt":"2024-04-29T13:39:32","slug":"rfp","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/uds.com.br\/blog\/rfp\/","title":{"rendered":"O que \u00e9 e como elaborar um RFP eficaz?"},"content":{"rendered":"\n<p>Voc\u00ea sabe <strong><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0);color:#464646\" class=\"has-inline-color\">o que \u00e9 RFP<\/mark><\/strong> e qual a import\u00e2ncia de elaborar um documento eficaz para propostas de tecnologias? Um dos maiores aliados das empresas na hora das contrata\u00e7\u00f5es, a RFP (Request for proposal) \u00e9 uma pr\u00e1tica eficiente de contrata\u00e7\u00e3o de produtos e servi\u00e7os.<\/p>\n\n\n\n<p>Com ele, setores como <strong><a href=\"https:\/\/uds.com.br\/blog\/processo-de-compra-de-software\/\" data-type=\"URL\" data-id=\"https:\/\/uds.com.br\/blog\/processo-de-compra-de-software\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Compras e Licita\u00e7\u00f5es<\/a><\/strong> conseguem sinalizar o interesse para diversas empresas, receber diversas propostas e iniciar uma concorr\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n<p>No entanto, existem diversos problemas que podem ser enfrentados na hora de produzir uma RFP de qualidade, com objetivo e que atinja todas as particularidades da necessidade da empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>A diferen\u00e7a do sucesso ou fracasso de um projeto muitas vezes est\u00e1 na boa elabora\u00e7\u00e3o desse documento, que vai servir como refer\u00eancia para futuras confer\u00eancias das entregas feitas pela empresa. Por isso, vamos falar sobre os seguintes t\u00f3picos:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>O que \u00e9 RFP<\/li><li>Como fazer uma boa RFP<\/li><li>5 Dicas para elaborar uma RFP eficaz<\/li><li>Como responder a uma RFP<\/li><li>O que \u00e9 Bid<\/li><\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/uds.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/traco-ok.png\" alt=\"O atributo alt desta imagem est\u00e1 vazio. O nome do arquivo \u00e9 traco-ok.png\"\/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>O que \u00e9 RFP?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>RFP: a sigla significa<em> Request for Proposal<\/em> ou na tradu\u00e7\u00e3o livre solicita\u00e7\u00e3o de proposta. \u00c9 um documento apresentado por uma empresa quando ela deseja fazer uma licita\u00e7\u00e3o ou concorr\u00eancia para uma compra de produtos ou servi\u00e7os.<\/p>\n\n\n\n<p>Nesse documento s\u00e3o apresentadas todas as necessidades e os requisitos m\u00ednimos que v\u00e3o ser levados em conta na decis\u00e3o da contrata\u00e7\u00e3o de um novo fornecedor. Ele \u00e9 emitido e enviado para que empresas pr\u00e9-selecionadas possam entender a necessidade e oferecer propostas competitivas.<\/p>\n\n\n\n<p>Principalmente no setor de tecnologia da informa\u00e7\u00e3o, o <strong><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0);color:#464646\" class=\"has-inline-color\">RFP<\/mark><\/strong> \u00e9 cada vez mais utilizado. A alta demanda por projetos no setor, impulsionada pela acelera\u00e7\u00e3o da Transforma\u00e7\u00e3o Digital das empresas, fez com que achar bons fornecedores de TI se tornasse um problema a ser resolvido por diversas companhias.<\/p>\n\n\n\n<p>Definir os requisitos m\u00ednimos, principalmente de \u00e1reas como seguran\u00e7a e <em>compliance<\/em>, deixou de ser protocolar e passou a respaldar empresas contratantes, garantindo assim o sucesso dos projetos.<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m da RFP existem outros documentos que cumprem pap\u00e9is importantes no processo de contrata\u00e7\u00e3o. S\u00e3o eles:<\/p>\n\n\n\n<p><strong>RFI (<em>Request for Information<\/em>) ou Solicita\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00e3o<\/strong>: Esse documento \u00e9 utilizado geralmente para o mercado que tem uma grande quantidade de fornecedores para um mesmo produto ou servi\u00e7o.<\/p>\n\n\n\n<p>Nesses casos, as empresas buscam informa\u00e7\u00f5es sobre a capacidade de v\u00e1rios fornecedores. Esse documento costuma ser o primeiro passo a ser usado, seguido de uma RFP ou RFQ.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>RFQ (<em>Request for Quotation<\/em>) ou Solicita\u00e7\u00e3o de Cota\u00e7\u00e3o:<\/strong> O documento \u00e9 similar \u00e0 RFP. Nele, a empresa apresenta aos concorrentes de forma detalhada as especifica\u00e7\u00f5es do que deve ser entregue. Dessa forma, ao elaborar a proposta, os fornecedores&nbsp; conseguem focar em atender exatamente o escopo pr\u00e9-definido.<\/p>\n\n\n\n<p>A principal diferen\u00e7a entre a RFP e a RFQ est\u00e1 justamente no grau de especificidade que a empresa contratante consegue passar, o que vai delimitar a liberdade que as empresas concorrentes ter\u00e3o na hora de formular uma proposta.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/uds.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/traco-ok.png\" alt=\"O atributo alt desta imagem est\u00e1 vazio. O nome do arquivo \u00e9 traco-ok.png\"\/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>O \u201cmomento 0\u201d de uma boa RFP<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>A elabora\u00e7\u00e3o de uma RFP \u00e9 muito particular para cada empresa. Nela estar\u00e3o envolvidas as diversas \u00e1reas da empresa interessadas na contrata\u00e7\u00e3o do produto ou servi\u00e7o e geralmente a vers\u00e3o final do documento fica a cargo dos PMOs da empresa. Esses profissionais j\u00e1 t\u00eam experi\u00eancia na gest\u00e3o dos projetos.<\/p>\n\n\n\n<p>De toda forma, tirando as particularidades de cada empresa, existe um lugar comum de boas pr\u00e1ticas a se cumprir antes de come\u00e7ar a elaborar o documento:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Ache as pessoas certas para participar:<\/strong> embora a formula\u00e7\u00e3o do documento seja de responsabilidade do PMO, ter as pessoas certas envolvidas na elabora\u00e7\u00e3o do documento \u00e9 o primeiro passo para um resultado que supere as expectativas.<br><br>Se voc\u00ea est\u00e1 buscando desenvolver um novo software que ser\u00e1 usado por diversas \u00e1reas da empresa, busque entender a necessidade de cada uma com um time multidisciplinar desde o in\u00edcio do processo. As ideias que surgirem estar\u00e3o muito mais alinhadas \u00e0 rotina de utiliza\u00e7\u00e3o do software e \u00e0s necessidades dos usu\u00e1rios.<br><\/li><li><strong>Saiba quais resultados voc\u00ea espera: <\/strong>pode parecer estranho, mas se voc\u00ea n\u00e3o souber o que quer medir, n\u00e3o vai saber se a entrega foi alinhada ou n\u00e3o \u00e0s necessidades. A RFP tem o papel de delimitar as suas expectativas e os aspectos da contrata\u00e7\u00e3o que sejam mais relevantes para sua empresa.<br><br>Se voc\u00ea precisa cumprir um SLA (n\u00edvel de servi\u00e7o) espec\u00edfico, uma demanda j\u00e1 mapeada de suporte, prazos regulat\u00f3rios, NDA e outras quest\u00f5es de sigilo, KPIs\u2026 tudo deve estar descrito na RFP para que o fornecedor possa planejar as entregas de acordo com a sua necessidade.<br><\/li><li><strong>Conhe\u00e7a e avalie os fornecedores: <\/strong>durante o proceso, costumam surgir in\u00fameras empresas se oferecendo para realizar o servi\u00e7o, e a tend\u00eancia \u00e9 de que o pre\u00e7o fale mais alto.<br><br>Nesses casos, o valor do investimento tem que entrar como um dos crit\u00e9rios de decis\u00e3o, mas ele n\u00e3o pode ser o principal fator. Entender que as empresas est\u00e3o firmando uma parceria de neg\u00f3cios \u00e9 o primeiro passo para o sucesso.<br><br>Confirmar se a empresa escolhida tem a expertise necess\u00e1ria para entregar o projeto, garante a qualidade das entregas, tem capacidade de assumir os riscos envolvidos e manter uma comunica\u00e7\u00e3o efetiva s\u00e3o pontos que, se n\u00e3o levados em conta na decis\u00e3o final, acabam trazendo problemas para o projeto.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/uds.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/traco-ok.png\" alt=\"O atributo alt desta imagem est\u00e1 vazio. O nome do arquivo \u00e9 traco-ok.png\"\/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>5 Dicas para elaborar uma RFP eficaz<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Seguidos os passos acima, chega a hora de elaborar o documento final que ser\u00e1 enviado \u00e0s fornecedoras.<\/p>\n\n\n\n<p>Nesse momento, cada passo falado anteriormente deve ser levado em considera\u00e7\u00e3o: quanto mais completo o conte\u00fado do documento final, melhor ser\u00e3o as propostas recebidas das empresas participantes e maior a tend\u00eancia do seu projeto ser um sucesso. Por isso, procure sempre levar em conta os seguintes pontos:<\/p>\n\n\n\n<ol><li>Revise o documento a cada etapa, passando por todas as pessoas envolvidas na elabora\u00e7\u00e3o. Certifique-se de que cada uma das pessoas que trabalharam na elabora\u00e7\u00e3o do documento d\u00eaem o ok final antes de envi\u00e1-lo.<br><\/li><li>Defina todos os crit\u00e9rios que a empresa vai precisar levar em conta na hora da elabora\u00e7\u00e3o da proposta. N\u00e3o esque\u00e7a de descrever bem: escopo do projeto, entreg\u00e1veis, responsabilidades e respons\u00e1veis, prazos e restri\u00e7\u00f5es, modelo de or\u00e7amento esperado, forma de contrata\u00e7\u00e3o, pagamento e as demais condi\u00e7\u00f5es da contrata\u00e7\u00e3o.<br><\/li><li>Repasse quais s\u00e3o as exig\u00eancias n\u00e3o t\u00e9cnicas que ser\u00e3o requisitadas dos fornecedores. Aqui devem ser descritas quest\u00f5es de compliance e confidencialidade da proposta a ser enviada, cases e\/ou contatos de outros clientes de porte similar, garantias financeiras e qualquer outra condi\u00e7\u00e3o que deva ser enviada junto com a proposta para que seja considerada como v\u00e1lida.<br><\/li><li>Defina um ponto de contato para o fornecedor dentro da empresa. Essa pessoa ser\u00e1 respons\u00e1vel por esclarecer eventuais d\u00favidas que surgirem ap\u00f3s a leitura da RFP, al\u00e9m de ser quem dar\u00e1 a resposta final sobre a concorr\u00eancia, seja ela positiva ou negativa.<br>Para que o processo seja ison\u00f4mico, \u00e9 importante que essa pessoa de contato evite dar respostas direcionadas a um \u00fanico fornecedor. Para evitar isso \u00e9 recomend\u00e1vel que, ap\u00f3s o envio da RFP, seja feita uma reuni\u00e3o entre esse respons\u00e1vel e todas as empresas envolvidas para dirimir as d\u00favidas com todos presentes.<br><\/li><li>Fa\u00e7a uma \u00faltima revis\u00e3o do documento com todos os envolvidos para garantir que nenhuma informa\u00e7\u00e3o importante tenha sido deixada de lado ao longo das etapas.<br>Uma boa pr\u00e1tica \u00e9 agendar uma leitura em grupo do documento, assim, eventuais altera\u00e7\u00f5es finais podem ser aprovadas por todos com mais agilidade.<\/li><\/ol>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/uds.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/traco-ok.png\" alt=\"O atributo alt desta imagem est\u00e1 vazio. O nome do arquivo \u00e9 traco-ok.png\"\/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Como responder a uma RFP<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>T\u00e3o importante quanto a elabora\u00e7\u00e3o do documento, a resposta \u00e0 RFP deve ser tratada pelas empresas participantes com bastante cuidado. Inclusive, um dos pontos que as empresas costumam levar em considera\u00e7\u00e3o na hora de decidir pela contrata\u00e7\u00e3o de um fornecedor \u00e9 justamente o rigor na elabora\u00e7\u00e3o da resposta a Request for Proposal.<\/p>\n\n\n\n<p>Para aumentar as chances da sua empresa ser selecionada, considere o seguinte:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Fa\u00e7a uma leitura minuciosa de todos os pontos da RFP. Passe pelo escopo, defini\u00e7\u00f5es t\u00e9cnicas e tenha certeza que entendeu tudo o que est\u00e1 descrito.<\/li><li>Na hora de come\u00e7ar a desenhar a sua proposta de solu\u00e7\u00e3o, leve em conta diversas possibilidades, pois isso vai aumentar as suas chances de sucesso. Lembre-se: por mais clara que seja a RFP, a probabilidade de voc\u00ea acertar exatamente o que a empresa quer \u00e9 baixa; assim, quanto mais op\u00e7\u00f5es voc\u00ea colocar na mesa, mais f\u00e1cil ser\u00e1 acertar.<\/li><li>N\u00e3o exite em tirar d\u00favidas. Aproveite o ponto de contato da empresa e as oportunidades para esclarecer todas as informa\u00e7\u00f5es. Al\u00e9m da demonstra\u00e7\u00e3o de interesse ser um fator positivo, voc\u00ea aumenta suas chances de acertar na proposta apresentada.<\/li><li>Tenha ci\u00eancia do escopo do projeto e deixe claro na proposta qual o modelo de trabalho voc\u00ea costuma aplicar nessas situa\u00e7\u00f5es.<\/li><li>Negocie os prazos, deixe todo o time ciente dos compromissos e mobilize a sua equipe para evitar eventuais multas.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/uds.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/traco-ok.png\" alt=\"O atributo alt desta imagem est\u00e1 vazio. O nome do arquivo \u00e9 traco-ok.png\"\/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>O que \u00e9 Bid?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Bid pode ser traduzido como lance ou oferta e faz parte do processo licitat\u00f3rio de contrata\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>Complementar ao RFP e a todos os outros documentos que citamos aqui, o Bidding Process, ou processo de licita\u00e7\u00e3o \u00e9 todo o processo que envolve a contrata\u00e7\u00e3o de um produto ou servi\u00e7o por uma empresa, da identifica\u00e7\u00e3o da necessidade \u00e0 aprova\u00e7\u00e3o de or\u00e7amento at\u00e9 a RFP e a escolha de fornecedores.<\/p>\n\n\n\n<p>Entre as vantagens de aplicar o Bidding Process na sua empresa est\u00e3o: maior pesquisa e conhecimento do mercado, ter uma rela\u00e7\u00e3o mais transparente com os gastos, melhorar o <em>compliance<\/em> e garantir boas negocia\u00e7\u00f5es, com a certeza de que os interesses da empresa ser\u00e3o sempre levados em conta.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/uds.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/traco-ok.png\" alt=\"O atributo alt desta imagem est\u00e1 vazio. O nome do arquivo \u00e9 traco-ok.png\"\/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Conclus\u00e3o<\/h2>\n\n\n\n<p>Processos de compra s\u00e3o, em geral, complexos para as empresas. Al\u00e9m do compromisso financeiro, a import\u00e2ncia da implementa\u00e7\u00e3o de uma nova tecnologia ou um novo produto para as empresas, principalmente dentro de um contexto de Transforma\u00e7\u00e3o Digital, podem ser a diferen\u00e7a entre o sucesso ou fracasso de uma estrat\u00e9gia de neg\u00f3cios.<\/p>\n\n\n\n<p>Pelo lado dos fornecedores, receber um documento com todos os requisitos bem definidos e prazos e escopo desenhados facilita a identifica\u00e7\u00e3o da necessidade e uma resposta eficaz para a demanda.<\/p>\n\n\n\n<p>Com toda essa import\u00e2ncia, respaldar a contrata\u00e7\u00e3o com o desenvolvimento de uma RFP reduz a possibilidade de cometer erros nesse processo.<\/p>\n\n\n\n<p>Com toda essa import\u00e2ncia, respaldar a contrata\u00e7\u00e3o com o desenvolvimento de uma RFP reduz a possibilidade de cometer erros nesse processo \u2013 e os resultados podem impulsionar fortemente o sucesso da sua empresa.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Voc\u00ea sabe o que \u00e9 RFP e qual a import\u00e2ncia de elaborar um documento eficaz para propostas de tecnologias? Um dos maiores aliados das empresas na hora das contrata\u00e7\u00f5es, a RFP (Request for proposal) \u00e9 uma pr\u00e1tica eficiente de contrata\u00e7\u00e3o de produtos e servi\u00e7os. Com ele, setores como Compras e Licita\u00e7\u00f5es conseguem sinalizar o interesse [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":19,"featured_media":2851,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[868,864],"tags":[],"yst_prominent_words":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/uds.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2850"}],"collection":[{"href":"https:\/\/uds.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/uds.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/uds.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/19"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/uds.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2850"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/uds.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2850\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/uds.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/2851"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/uds.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2850"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/uds.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=2850"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/uds.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=2850"},{"taxonomy":"yst_prominent_words","embeddable":true,"href":"https:\/\/uds.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/yst_prominent_words?post=2850"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}