A jornada de compra de um software pode ser exaustiva e complicada para quem não tem experiência em TI. Este guia traz um passo a passo para facilitar esse processo e ajudar as empresas a adquirirem produtos e serviços de tecnologia, tomando a sua decisão com um plano de compras sólido.
Como escolher o fornecedor de software certo?
Vale dizer aqui que antes de tudo o mais importante não é o preço do fornecedor. O início do processo de compra do software adequado começa na identificação das necessidades de sua empresa.
Aqui estão todas as etapas para selecionar o fornecedor de software certo.
Etapa 1: Identifique suas necessidades de negócios
Antes de começar a considerar os fornecedores, defina o problema que está tentando resolver, assim como as necessidades específicas de sua empresa.
É comum que o problema seja resultado de utilização de software inadequado. Por exemplo, talvez a empresa necessite de um sistema de automação para agilizar e digitalizar fluxos de trabalho ineficientes ou de um aplicativo para fornecer melhor atendimento ao cliente.
Identificar essas falhas é uma oportunidade de abordar os problemas de uma nova maneira, e a melhor forma de fazer isso é ouvir o feedback dos funcionários.
Pergunte o que a equipe gosta e o que não gosta no software atual. Observe como eles usam o sistema existente e peça que expliquem quais mudanças tornariam seu trabalho mais fácil. Isso vai mostrar por que o novo software é necessário, determinando se há um motivo comercial forte o suficiente para prosseguir com o projeto e investir recursos.
Etapa 2: Levantamento de problemas
- Obtenha feedback das equipes de sua organização.
Quais são as principais dificuldades das pessoas? Quais os problemas que as equipes estão enfrentando com o software atual?
- Como a nova tecnologia ajudará a resolver esses problemas? Como otimizar os processos de trabalho existentes?
Etapa 3: Quem são os interessados no novo software?
Antes de começar a restringir as empresas de software para a compra, identifique todas as partes interessadas:
- Usuários finais. São os membros da equipe que estarão interagindo com o produto diariamente. Certifique-se de que cada departamento afetado seja representado para garantir o acerto sobre o software escolhido.
- Especialistas no assunto. São as pessoas de um departamento ou empresa que entendem os detalhes do projeto e como ele afeta a empresa.
- Tomadores de decisão. São as pessoas responsáveis por aprovar a decisão de compra do software, incluindo o suporte técnico e líderes de TI.
- Jurídico e financeiro. São as pessoas que aprovarão os orçamentos e especificarão quaisquer requisitos legais para a compra do software.
A Matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted e Informed) pode facilitar esse processo. Consiste em um modelo simplificado de tabela que esclarece visualmente a divisão de responsabilidades de um time, permitindo identificar quem estará envolvido em cada etapa do processo de seleção do fornecedor.
Aqui está um exemplo:
Depois de identificar todas as partes interessadas, é hora de formar um Comitê de Compras, com um comprador de software de cada grupo de interessados, que será responsável por avaliar os fornecedores. Esse grupo pode incluir cinco ou mais tomadores de decisão, cada um com diferentes níveis de influência.
Etapa 4. Definindo os requisitos de software para compra
Existem dezenas, senão centenas, de produtos de software projetados para resolver o problema que você está enfrentando, mas sua empresa tem necessidades específicas. O que sua empresa deseja obter do software?
Aqui estão alguns requisitos a serem considerados:
- Recursos e funcionalidades.
- Número de usuários que pode suportar.
- Facilidade de uso pela equipe.
- Integrações (como ele interage com outros softwares que a empresa usa).
- Potencial de crescimento (quão bem o software atenderá às necessidades futuras).
- Orçamento máximo: quanto você deseja gastar pelo software?
Etapa 5: Pesquisar os fornecedores de software
Há várias maneiras de escolher uma empresa de desenvolvimento de software adequada às necessidades de sua empresa:
- Peça referências de outras empresas como a sua.
- Nem sempre a excelente localização é um indicativo de qualidade.
- Busque informações disponíveis na internet.
- Restrinja a lista de fornecedores com feedbacks negativos. Pessoas que passam por experiências ruins geralmente compartilham experiências ruins online.
- Grupos de usuários do LinkedIn podem fornecer ainda mais feedback de clientes que trabalharam com um fornecedor específico.
- Faça a restrição com base no tipo de software, seus requisitos de recursos: sua empresa quer um software de prateleira ou está procurando algo personalizável?
Considerar esses fatores no início do processo de pesquisa ajuda a eliminar imediatamente alguns fornecedores.
Etapa 6: Avalie a lista de fornecedores antes de realizar a compra de software
Agora chegou a hora de começar a avaliar a lista de fornecedores em potencial. Ou seja, é o momento de enviar uma solicitação de proposta (RFP). O objetivo de uma RFP é solicitar lances de fornecedores que atendam aos requisitos de seu projeto e começar a determinar qual desses fornecedores é a melhor opção.
O processo de RFP tem prós e contras, e você pode decidir evitá-lo se não for obrigatório para sua empresa.
Leia também: - Veja aqui o que é e como elaborar uma RFP eficaz.
Na avaliação, é importante ter em mente o que sua empresa está procurando com base no problema identificado na Etapa 1 e a solução escolhida na Etapa 2.
Ao avaliar fornecedores, pode ser mais fácil considerá-los com base nos seguintes aspectos:
- Custo, capacidade, comunicação (suporte ao cliente) e processo de treinamento.
- O que acontece com seus dados e o quanto você pode ter que pagar para recuperá-los?
- Transforme sua matriz de decisão em uma lista de requisitos de recursos para cada fornecedor preencher.
- Peça aos fornecedores que expliquem o que diferencia seus produtos ou serviços e como isso beneficia os objetivos de sua empresa.
- O produto ou serviço do fornecedor se integrará facilmente ao seu sistema existente?
- O fornecedor continuará a apoiá-lo após a assinatura do contrato?
- Como o fornecedor gerencia upgrades e atualizações?
- O fornecedor possui alguma certificação relacionada ao produto ou serviço que você deseja comprar?
- O fornecedor possui uma equipe de engenharia dedicada ao desenvolvimento do produto ou serviço?
- Qual é o preço do produto ou serviço e o que isso inclui?
Etapa 7. Faça uma PoC antes de começar o projeto
Com tantos elementos em jogo, como tempo, recursos, custos e qualidade, é importante planejar adequadamente o desenvolvimento do produto de software antes do seu lançamento real com uma Prova de Conceito (Proof of Concept – PoC).
A PoC é valiosa para:
- Os desenvolvedores identificarem mais facilmente como realizar o projeto para obter a mais alta eficiência.
- Prova se o produto de software proposto é viável e será bem-sucedido, identificando lacunas nos processos que podem interferir no sucesso do projeto.
- Através do feedback de todos os envolvidos no projeto, também ajuda a encontrar os pontos fracos do produto e entender se a ideia é relevante.
- Explica como o projeto deve funcionar com base em uma descrição detalhada dos requisitos e especificações.
- Garante que o método escolhido de desenvolvimento de software é eficiente.
- Determina se a ideia do produto de software proposto atende às necessidades dos usuários pretendidos.
- Descobre as limitações do software para um problema específico e demonstra sua funcionalidade.
Por exemplo, digamos que o cliente queira criar um aplicativo para o mercado de pet shop para cães. Nesse caso, a PoC identificaria o que esse aplicativo adiciona de valor aos usuários, como agendamento de consultas e tratamentos, solicitações de serviços de higiene, antecipar problemas esperados que possam surgir no desenvolvimento, além do plano para monetizar o serviço do aplicativo.
A prova de conceito é, assim, uma etapa de teste para que a ideia do produto chegue à sua melhor versão, o que lá na frente pode economizaro tempo e dinheiro no processo, além de diminuir os riscos de fracasso.
Etapa 8: tome uma decisão final de compra
Com as informações reunidas durante as primeiras 6 etapas do processo de compra de software, agora você pode finalmente tomar a decisão de adquiri-lo.
Durante essa última etapa, é importante minimizar as emoções para tomar a decisão que ofereça não o menor valor, mas que seja do melhor interesse de sua empresa.
Depois de escolher o fornecedor, será preciso informar aos outros porque ficaram de fora, explicando a eles os motivos: se a escolha atual não funcionar, não elimine a possibilidade de trabalhar com algum deles no futuro.
Processos de compra são, em geral, complexos para as empresas. Além do compromisso financeiro, a importância da implementação de uma nova tecnologia ou um novo produto para as empresas, principalmente dentro de um contexto de Transformação Digital, podem ser a diferença entre o sucesso ou fracasso de uma estratégia de negócios.
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