Eficiência no Trabalho: entenda o que é e vantagens

Em dúvida sobre como melhorar a eficiência no trabalho da sua equipe de TI? Veja aqui dicas para otimizar a realização de processos da área de tecnologia.

Eficiência no Trabalho da TI: entenda o conceito!

Se nos processos de TI da sua empresa muitos projetos atrasam, tarefas são entregues com falhas e isso gera custos extras, investir na eficiência do trabalho dos profissionais de tecnologia é uma solução. Portanto, com a aplicação dessa estratégia, os resultados são alcançados com qualidade, respeitando prazos, boas práticas de desenvolvimento, de segurança e muito mais.

Como vantagem é possível evitar perda de tempo e dinheiro com retrabalho. Os procedimentos passam a ser realizados com maior qualidade e no tempo esperado. Então consequentemente, isso contribui para o crescimento dos lucros, diminui despesas desnecessárias com erros e deixa os funcionários mais motivados.

Contudo, não se trata de uma atividade fácil de realizar e para alguns, esse termo até soa meio confuso. Então, este texto ajudará você compreender o conceito da eficiência no trabalho de desenvolvimento e saber por onde começar para usá-lo no setor de tecnologia. Confira!

Sobre a eficiência no trabalho

Qual a definição precisa de eficiência no trabalho? Além disso, quais são os benefícios de utilizá-la com os profissionais de TI do seu negócio? Continue lendo e descubra a resposta dessas dúvidas a seguir.

Quais são as diferença entre eficiência, eficácia, efetividade e produtividade no trabalho

Bastantes usadas no mundo empresarial, essas quatro palavras são muitas vezes mal empregadas ou às vezes confundidas. Assim sendo, veja abaixo o significado de cada uma:

• Eficiência: refere-se à capacidade que uma pessoa ou empreendimento tem de alcançar os melhores resultados. Em outras palavras, ter o máximo rendimento no trabalho com a menor perda de tempo, esforço, dinheiro, energia e matérias-primas.

Essa característica está relacionada à competência que um trabalhador possui para conseguir entregar as metas. Por exemplo, analistas de dados que cometem menos erros, administradores de rede que gastam recursos dentro do estipulado e desenvolvedores que entregam os projetos no prazo combinado são considerados eficientes.

• Produtividade: conceito que descreve a agilidade com que tarefas são executadas e com qualidade. Então, os funcionários que conseguem realizar uma atividade antes do previsto estão entre os mais produtivos.

A produtividade está mais associada à quantidade e pode ser medida pelos números de horas e operações efetuadas. Mas a eficiência tem a ver com a qualidade do processo para entregar na data pré-estabelecida.

• Eficácia: grau de proximidade para atingir o objetivo, ou seja, se algo é feito de forma que leve a empresa obter o resultado que buscava. Os profissionais de TI mais experientes geralmente costumam apresentar essa aptidão.

Existem pessoas eficientes que alcançam as metas conforme planejado no período específico e pessoas produtivas que fazem isso antes. No entanto, nem todas contam com a habilidade de identificar a melhor maneira de se chegar a esse propósito.

• Efetividade: consiste na conquista do impacto desejado por um projeto, isto é, fazer o planejamento realmente funcionar. Por exemplo, uma companhia desenvolvedora de processadores planeja criar um novo modelo no prazo de 6 meses para aumentar as vendas em 5% no período de 9 meses.

De modo geral, a combinação de um trabalho eficiente, produtivo e eficaz é que gera a efetividade.

De qualquer maneira, esses quatro conceitos ocupam um lugar importante nos processos de TI e são fundamentais para o sucesso dos projetos. 

Por quais motivos o mercado está procurando mais eficiência na produção?

Medir a eficiência no trabalho da sua equipe de TI permite detectar em quais procedimentos é possível fazer melhorias. Também será mais fácil adotar novas estratégias e tomar decisões sem improvisar. Ou seja, organizações que investem na otimização de processos na área tecnológica contam com profissionais mais satisfeitos.

Também é possível localizar oportunidades que permitam que o negócio cresça. O aprimoramento da realização de projetos ainda proporciona conquistas reais a curto e médio prazo. A aplicação dessa estratégia aumenta os pontos fortes do seu empreendimento enquanto diminui fatores negativos.

Como monitorar a eficiência do trabalho das pessoas?

As empresas podem usar inúmeras ferramentas para medir a eficiência e maximizar o desempenho do trabalho dos funcionários do setor TI. Uma forma de mensurar esse aspecto é atribuir uma pontuação a cada tarefa realizada por colaborador. No caso da área de software, verificar a quantidade de bugs consiste em outra tática.

Descobrir também quantas pessoas e horas são necessárias para fazer um determinado número de atividades trará dados precisos sobre habilidade da sua equipe de desenvolvimento. Avalie ainda quais projetos estão superestimados, ou precisam de mão-de-obra. Realize essas análises comparando dias, meses e anos ou sempre que fizer alguma mudança.

KPIs para mensurar e avaliar a eficiência dos seus funcionários

Capacity: Capacidade total disponível na sprint vs esforço gasto para concluir os story points, ou seja, o desempenho produtivo. Também informa quais funcionários estão em risco de burnout.

Velocity: Média de Story Points entregues nas últimas sprints e previsão de quanto trabalho pode ser feito nas interações futuras.

Lead Time: Indica quanto tempo leva para um item de trabalho passar por todo o processo.

Takt Time: Velocidade pela qual uma equipe deve colocar o software em produção. Mede a produtividade em relação à demanda, identificando atividades sem valor agregado.

Cycle Time: Período que leva para um item de trabalho passar por parte do processo (por exemplo, status “Em andamento” para “Concluído”), da fase de codificação à fase de teste.

WIP ( Work In Progress): Rastreia imprecisões em relação às horas faturáveis, evitando estimativas irreais de projetos já concluídos com base em números concretos e comprovados.

Throughput: Número de itens que um sistema pode entregar em um determinado período de tempo, de forma responsiva às necessidades do cliente. 

CFD: O diagrama de fluxo cumulativo rastreia o desempenho do fluxo de trabalho, permitindo a visualização entre Work in Progress (WIP) e Lead Time. É ótimo para identificar gargalos mais facilmente.

Burndown: Mede quanto trabalho foi realmente concluído durante uma sprint. Ajuda as equipes a ajustarem seu desempenho quando a medição inicial não foi fiel às previsões.

Burnup: Representação visual do progresso do projeto, destacando o que foi concluído e o trabalho total do projeto, facilitando estimar se tudo está correndo dentro do escopo que foi planejado.

Gantt: Ferramenta de gerenciamento de projetos para visualização do trabalho em andamento.

Roadmap: Roteiro de KPIs específicos para a tomada de decisão baseada em dados – o data-diving de uma visão estratégica de suas operações. Ajuda a gerar insights certos e se concentrar nas métricas corretas.

Metodologias e abordagens ágeis

OKR: É uma abordagem para definição de metas que alinha continuamente o trabalho da equipe com os objetivos da empresa e para saber se o time está no caminho certo.

Scrum: É um framework para gerenciamento de projetos que estrutura o trabalho em sprints (geralmente duas semanas a 30 dias), pontuados por reuniões retrospectivas para manter as tarefas em movimento. 

Kanban: É um sistema que mostra o que pode estar impedindo que o trabalho flua e se acumule, comprometendo o tempo de entrega e valor do produto. 

Design Thinking: É uma abordagem para resolver problemas de forma criativa, a fim de encontrar soluções em conjunto com base em empatia, colaboração e experimentação.

Lean Inception: É um workshop colaborativo com o objetivo de alinhar a equipe na proposta de encontrar uma solução a ser construída: o Produto Mínimo Viável (MVP).

Design Sprint: É uma espécie de evolução do brainstorming, no qual os colaboradores vão sugerindo ideias livremente, selecionar a melhor e, a partir dela, construir um protótipo em 5 dias.

Planning Poker: Métrica para estimar o tamanho relativo de um projeto de software com base em incertezas, comparação e determinação do esforço necessário para o trabalho.

Quais são as vantagens da empresa ao melhorar a eficiência dos seus funcionários?

Um bom projeto de desenvolvimento depende da eficiência da equipe de TI. Então, por meio da gestão do trabalho das squads, é possível identificar onde ocorrem problemas ou prever erros na operação. Corrigir essas falhas torna a empresa mais competitiva e facilita a tomada de decisão baseadas em dados analisados.

Outro benefício está em eliminar os obstáculos que impedem que as diferentes pessoas, sistemas e áreas de atuação dentro da corporação desempenhem bem as tarefas. O aperfeiçoamento de procedimentos em departamentos tecnológicos torna a empresa mais resiliente e competitiva, capaz de oferecer maior valor e confiança aos clientes.

Como melhorar a eficiência dos funcionários da sua empresa

Quais passos a seguir para aumentar a eficiência no trabalho dos profissionais de TI? Continue lendo e conheça diferentes táticas que você pode usar para tornar os processos excelentes para alcançar a efetividade dos seus objetivos.

Estabeleça os papéis de cada um na squad de desenvolvimento

Definir claramente qual o papel de um profissional num projeto de TI e quais são os objetivos aumentam e muito a eficiência no trabalho. Além do mais, a equipe ficará motivada a cumprir as micrometas e chegar aos resultados. Então, procure estabelecer metas concretas e alcançáveis de acordo com os papéis da equipe.

Também não deixe de investir na capacitação do seu time para que seu negócio se mantenha competitivo. O segmento de tecnologia muda constantemente e a falta de treinamento gera grandes problemas. Utilizar tecnologias ultrapassadas geralmente ocasionam perda de tempo e dinheiro, mesmo que a empresa conte com bons profissionais.

Crie feedbacks construtivos

Um grave erro que é recorrente no setor de TI é a falta de avaliação de desempenho. Por exemplo, uma companhia pode divulgar que a criação de um sistema foi um sucesso. No entanto, isso não será tão significativo para o profissional se ele não for reconhecido como parte desse resultado.

Os feedbacks têm efeito direto na autoestima, produtividade, motivação e eficiência no trabalho dos colaboradores. Portanto, busque desenvolver uma comunicação positiva elogiando aspectos bons da atuação de cada membro da sua equipe de TI. Fora isso, sugira possíveis soluções para pontos que precisam melhorar.

Tenha equipamentos de boa qualidade

Não há eficiência no trabalho de qualquer equipe de TI onde não há ferramentas de boa qualidade para realizar as tarefas. Máquinas quebradas, sistemas lentos e ultrapassados atrapalham o desempenho dos funcionários, portanto, é melhor não negligenciar esse fator. Manutenções periódicas são essenciais para manter os procedimentos contínuos.

Se na sua empresa todos precisam usar softwares ágeis para atividades variadas, não deixe de conferir os melhores notebooks para evitar problemas. 

Defina bem as prioridades

Saber discernir prontamente o que é urgente e importante para a empresa ou projeto de desenvolvimento consiste numa habilidade essencial para o crescimento dos profissionais de TI – do próprio negócio também. Assim sendo, apresente os objetivos da maneira mais clara possível para que todos os membros trabalhem focados nessas metas e, caso percam o foco, possam recuperá-lo com autonomia e tomar melhores decisões.

Do mesmo modo, forneça meios que alinhem as ações da equipe em geral. Cerimônias do Scrum, como Dailies e Planning, facilitam e muito o acompanhamento do sucesso do projeto. Por outro lado, o método Kanban facilita a organização do profissional sem necessitar de microgerenciamento.

Além disso, bons equipamentos ajudam o profissional a trabalhar bem. Times de desenvolvimento costumam usar duas ou  três telas, e isso facilita muito na hora de desenvolver produtos.

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Faça apenas reuniões necessárias

Interromper tarefas para participar de reuniões que são desnecessárias atrapalha a eficiência no trabalho. Analistas, programadores, engenheiros de computação etc. necessitam de tempo contínuo para se concentrarem em suas atividades. Então, avalie se realmente existe a necessidade de toda equipe se encontrar para tratar de um assunto.

Considere o que ocorrerá, caso os membros não discutam o tema em breve. Fora isso, use recursos alternativos que promovam a comunicação, como uso de plataformas nas quais todos postem ideias. Quando tiver que realmente reunir o seu time de TI, confira a agenda de cada colaborador e prefira marca no horário do início do expediente, se possível.

Ter uma boa comunicação na equipe

A falta de interação entre os membros de uma equipe de TI é um dos problemas mais comuns que afetam a eficiência no trabalho. Ela geralmente ocorre quando não existe um canal definido para comunicação. Se um colaborador fizer uma tarefa que cabe a outra área, inevitavelmente, ocorrerá algum atrito.

Resolver todos esses obstáculos e outros dilemas com um bom gerenciamento de conflitos é a melhor tática. Então, estabeleça uma plataforma para organizar e salvar o histórico de contatos, além dos diálogos imediatos.  Também defina o que, porque, como e quando cada envolvido nos projetos devem fazer nas etapas.

Use aparelhos que contribuem para sua concentração

Ter um celular reservado apenas para tratar de trabalho evita distrações com assuntos pessoais durante o período do expediente. Também é essencial que o funcionário consiga atender chamadas e fazer videoconferências sem problemas, desse modo, caso queira um aparelho de boa qualidade, confira melhores fones com cancelamento de ruído.

Nos computadores também existe a opção de bloquear programas que deixam as pessoas desatentas, portanto, é uma alternativa na hora de manter o foco. Um smartwatch também aumenta a eficiência no trabalho, pois permite fazer ligações e registrar lembretes de modo prático. Vale a pena investir em um dos melhores smartwatch de 2022.

Use as dicas de como melhorar a eficiência no trabalho e veja resultados bons acontecerem

Como vimos neste texto, a eficiência no trabalho dos colaboradores de TI se trata de uma ferramenta fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento. Uma vez que é bem gerida torna descomplicada a tarefa de a empresa obter efetividade. Portanto, sempre observe os diferentes fatores que afetam a qualidade dos processos.

Procure colocar as pessoas com perfil certo para realizar as tarefas e invista em treinamento. Outras ações sugeridas são equipar os profissionais com as ferramentas adequadas, fazer reuniões e dar feedback de forma apropriada. Assim, com essas simples atitudes, a sua equipe de TI se desenvolverá com a máxima eficiência.