9 formas de acertar na gestão de outsourcing de TI

Até mesmo experientes líderes de TI podem achar o processo de Outsourcing complexo. Além da dificuldade de encontrar os profissionais certos, é preciso estabelecer uma cooperação bem-sucedida com o fornecedor e entender como gerenciar seu contrato de terceirização. Neste artigo, você vai conhecer as melhores práticas para saber exatamente como acertar na gestão de Outsourcing de TI.

A primeira coisa a saber é que não há nada mais longe da realidade do que acreditar que basta assinar o contrato com o fornecedor e todos os seus problemas vão simplesmente desaparecer. Muitas vezes, os problemas começam aí, porque os contratos são confusos e acabam minando o relacionamento entre cliente e fornecedor.

A boa notícia é que ao escolher um fornecedor confiável e experiente você pode garantir um serviço de Outsourcing de qualidade, e obter excelentes resultados nos seus projetos. 

Confira a seguir 9 práticas de gestão de Outsourcing de TI que vão aumentar a qualidade de seu contrato e, principalmente, garantir os resultados que sua empresa precisa. 

Veja também os principais problemas que podem acontecer na terceirização de serviços de TI e como superá-los.

O que é um contrato de Outsourcing?

Vamos começar do zero. Um contrato de terceirização é um documento legal que descreve em detalhes qual trabalho será realizado, quais expectativas e requisitos do cliente e quais prazos devem ser cumpridos. Mas seu alcance é mais abrangente. 

Ele protege ambas as partes, pois trata de inúmeras questões legais, como direitos de propriedade intelectual, proteção de informações confidenciais e indenizações para manter você e seu parceiro de terceirização seguros.

Além disso, o contrato precisa conter os direitos, obrigações, frequência e tipo de comunicação. E o mais importante, você precisa ter certeza de que entendeu cada palavra.

Em suma, o contrato certo proporciona segurança em todos os níveis do serviço. 

Mas de nada adiantará ter um contrato perfeito, já que esses acordos por si só não garantem resultados satisfatórios. Tudo pode ser perdido se o fornecedor de Outsourcing não entregar o combinado, incluindo seu investimento. Então, vamos ver como estabelecer uma cooperação bem-sucedida para o sucesso de seu projeto?

Como fazer uma boa gestão de outsourcing de TI?

1. Defina claramente suas metas de gestão de outsourcing de TI com antecedência

Antes de trabalhar com uma empresa de terceirização, liste seus objetivos primeiro. O que você quer alcançar com o projeto de terceirização? A empresa de Outsourcing também precisará entender seus objetivos para fornecer a metodologia, prazos, orçamento e condições visando atingi-los.

2. Escolha com cuidado o fornecedor de serviços de terceirização

Alguns fatores que você pode considerar ao escolher um parceiro de terceirização incluem:

🗸 Prova social
Confira se a empresa já trabalhou com marcas relevantes no mercado, se já participou da criação de projetos complexos e se já implementou com sucesso projetos que tenham semelhanças com o seu.

Vale também verificar as avaliações sobre a empresa no Google, Google Meu Negócio, LinkedIn, Facebook e Instagram. Então, veja ainda se a empresa possui prêmios, parcerias e distinções de excelência no setor de tecnologia.

🗸 Experiência da empresa de TI
Aqui, você pode ir um pouco além da prova social, por exemplo: procure também por certificações que asseguram a qualidade dos processos e a segurança ao longo do ciclo de desenvolvimento do produto.

🗸 Nível de confiabilidade do time

A empresa possui profissionais especializados e experientes em solucionar problemas complexos de tecnologia? Como eles garantem a qualidade do produto? Como lidam com problemas e mudanças de escopo?

🗸 Valor do que será cobrado

Estimativas muito abaixo do valor cobrado pelo mercado podem mascarar um processo de desenvolvimento de baixa qualidade. Portanto, como resultado, o produto pode apresentar problemas de funcionamento, e a economia inicial se transforma em custos de reparos, além de comprometer o prazo de entrega e exigir constante manutenção. 

🗸 Garantias concretas de entrega

Uma parceria transparente poupa desgastes desnecessários e oferece o controle total sobre o projeto em cada etapa. Então escolha um fornecedor que seja transparente sobre o andamento do projeto, apresentando indicadores e entregas frequentes (semanais ou quinzenais) do produto/MVP. 

3. Comece de forma enxuta

Se for a primeira vez que você contrata serviços de Outsourcing e as características do projeto permitirem, é interessante começar de forma enxuta. Isso quer dizer que você investirá poucos recursos para obter insights confiáveis sobre o fornecedor. Se ficar satisfeito com os resultados, poderá aumentar gradualmente e confiar ao seu parceiro de terceirização projetos maiores ou mais críticos.

4. Estabeleça um processo de comunicação claro

Um dos principais motivos pelos quais o processo de terceirização falha é a falta de comunicação. Nada mais longe da realidade do que assinar o contrato e achar que tudo termina aí. Por isso, é fundamental se comunicar direta e regularmente com o seu fornecedor. Vale destacar as seguintes práticas:

• Seja específico, claro e consistente na comunicação. Às vezes, mal-entendidos ficam sérios e terminam em litígio devido à comunicação inadequada.

• Escolha um porta-voz para a comunicação entre sua empresa e o fornecedor. Isso deixa claro e por escrito quem é a pessoa adequada para falar sobre o processo de Outsourcing sem ambiguidades e incertezas.

5. Registre solicitações e pontos de melhoria

Na terceirização de TI é imprescindível que haja colaboração: ambos os lados têm obrigações. Mas solicitações e pontos de melhoria não atendidos podem justificar mau desempenho. Exija um registro mostrando solicitações e respostas sobre questões contratuais.

6. Esclareça os termos nebulosos com antecedência

Quando houver situações nas quais o contrato não for explícito, é preciso esclarecê-las antecipadamente e por escrito. 

7. Envie avisos de violação imediatamente

Ao contrário do que se pensa, enviar avisos ao fornecedor não cria tensão. Faça isso por escrito, mostrando a violação ou falha na primeira vez em que isso ocorrer – e, caso volte a ocorrer, também depois, apontando os fatos com cordialidade. 

Daí a importância de um porta-voz, encarregado desta comunicação, que deve se tornar uma prática padrão, livre de contendas desnecessárias. 

Se uma violação importante não for evidenciada por escrito, ela pode ser desconsiderada pelo fornecedor como base suficiente para rescindir o contrato.

8. Nunca faça o trabalho do provedor antes de exigir que ele o faça

Jamais faça um trabalho que é responsabilidade do provedor de serviços sem enviar um aviso de violação e fornecer uma oportunidade para que o problema seja corrigido. 

O aviso deve indicar que, se o fornecedor não melhorar o desempenho em uma data especificada, você tomará medidas para resolver o problema e cobrará ou reduzirá seu pagamento para cobrir o custo. Forneça ainda uma estimativa desses custos como apoio para um possível reembolso.

9. Estabeleça trocas valiosas (win-wins)

Pode acontecer que o prestador de serviços de TI lhe ofereça crédito devido a alguma violação. Você pode trocar esta isenção por um bônus futuro (que será incluído no contrato), ou ainda por uma análise da causa da violação e pela demonstração de que o problema foi corrigido.

Por mais simples que pareça, essa abordagem aumenta a probabilidade de resultados bem-sucedidos e você constrói um relacionamento baseado na confiança e no entendimento mútuo.

Leia também:
- Quanto custa o Outsourcing de TI? 
- Outsourcing de TI: o que é e quais as vantagens de terceirizar

Quais os principais desafios do Outsourcing de TI?

Em geral, um CIO enfrenta problemas com Outsourcing de TI devido à preparação inadequada, expectativas pouco claras, falta de comunicação ou de confiança nas parcerias e até mesmo incompatibilidade de fit entre a contratante e a empresa fornecedora. 

Saiba quais são os principais problemas na gestão de Outsourcing de TI e as boas práticas para superá-los:

Leia também:
- 5 motivos para alocar profissionais de TI

Vantagens de escolher Outsourcing de TI

Terceirizar a contratação (hunting) ou a própria equipe de tecnologia (alocação) cresceu recentemente e não foi por acaso. Em primeiro lugar, a crescente escassez de talentos tecnológicos é a principal preocupação dos líderes de TI em todo o mundo.

De acordo com um estudo da McKinsey, 87% dos entrevistados disseram que estão enfrentando lacunas em suas equipes de TI atualmente devido a gargalos de recrutamento. Por isso, uma boa gestão de outsourcing de TI é muito importante hoje em dia.

Mas existem outros bons motivos para adotar o Outsourcing, conforme pesquisas recentes com líderes de tecnologia:

As principais razões para a terceirização de TI são redução de custos (71%), transformação digital de negócios (50%) e melhoria da qualidade do serviço (50%).

Deloitte

Com o boom do setor de TI na última década, o mercado de Outsourcing de TI atingirá 429.292 milhões de dólares até 2025.

conforme Statista

Entenda a seguir as principais vantagens da terceirização de TI para os negócios: 

Redução de custos

A terceirização do time de TI permite uma redução de diversos custos para o seu empreendimento. As principais economias são aquelas envolvidas na própria contratação de pessoas: processo seletivo, encargos trabalhistas, materiais e equipamentos. Tudo isso será responsabilidade da empresa de outsourcing. 

Além disso, este modelo reduz os riscos de processos trabalhistas para a sua empresa.

Visão estratégica da gestão de outsourcing de TI

O know-how em tecnologia e transformação digital é decisivo para enxergar soluções que uma empresa não-especialista nem sempre consegue identificar. 

Por isso, trazer profissionais de TI terceirizados de uma empresa com o core business em tecnologia agregará esta visão qualificada para destacar a contratante no mercado. 

Acesso a profissionais qualificados

Com o outsourcing dos serviços de TI, a sua corporação passa a ter à disposição uma equipe qualificada, que será selecionada por uma empresa do ramo. 

Mas, ao mesmo tempo, seu time de gestão terá total autonomia para gerir e direcionar as prioridades aos profissionais terceirizados.

Agilidade e qualidade no processo seletivo

Com acesso a um banco de talentos de grande qualidade, as empresas especializadas em alocação conseguem formar times muito mais rapidamente. 

Elas identificam de forma ágil as pessoas certas para formar o time de TI de acordo com as necessidades do negócio de cada cliente.

Além disso, com processos seletivos de boa exigência técnica e testes que realmente atestam a qualidade dos profissionais na prática, a chance de trazer para o time o profissional certo é bem maior.

Flexibilidade

A terceirização garante uma flexibilidade maior do que seria possível com colaboradores fixos. Ou seja, o negócio não será prejudicado em eventuais mudanças operacionais, como alteração de horários ou mesmo um aumento de demanda temporário.

Contratação por demanda

A empresa pode solicitar a execução de projetos específicos sem abrir mão do acesso a uma equipe qualificada e com experiência.

Leia também:
- Guia da alocação e hunting de TI

Alocação ou hunting: afinal, qual escolher?

Alocação de profissionais de TI

Na alocação, o cliente evita questões burocráticas e conta com o crivo de uma empresa especializada na área para aumentar o seu time. Além disso, o  profissional fica exclusivo para o negócio que demandou o outsourcing, permitindo toda a gestão do novo talento.

Neste modelo, a empresa cliente contrata a parceira de tecnologia, que ficará responsável por fornecer profissionais próprios para o desenvolvimento do projeto existente dentro do negócio que a contratou.

Hunting de profissionais de TI

Nesse modelo, a parceira de Outsourcing é contratada para dar o suporte a todo o processo de contratação dos profissionais de TI.

Porém, a fornecedora não atua somente como uma consultoria de RH ou seleção, mas cuida também das entrevistas, dos testes técnicos e de todos os trâmites para que o novo talento seja o ideal para o projeto. 

A consultoria de hunting ainda acompanha o projeto, caso haja algum problema e necessidade de substituição do colaborador recém-contratado.

Tanto na alocação como no hunting, o Outsourcing de TI significa menos burocracia, mais velocidade na contratação e garantia de que o seu projeto será entregue com qualidade e no prazo. 

Por que não contratar uma empresa de RH para Outsourcing de TI?

Muitas empresas fazem essa pergunta, pois minimizam os riscos que listamos aqui e a importância de escolher uma consultoria de tecnologia especializada em gestão de Outsourcing de TI.

É fato que, com o aumento da busca por profissionais de tecnologia, surgiram centenas de empresas de RH que tratam o Outsourcing como um processo simples de seleção.

Nada mais longe da realidade. A prática não mostra isso.

Atrair um profissional tão concorrido, como é no caso dos talentos da área de TI, exige muito trabalho e especialização. Insistir na forma tradicional de contratar fará com que sua empresa invista muito tempo e dinheiro e enfrente burocracias desnecessárias.

Como já apontamos aqui, os problemas começam pelo contrato, que precisa ser específico conforme os requisitos de cada negócio e oferecer as garantias que só uma empresa especializada no setor pode oferecer.

Mas talvez a dor de cabeça mais impactante seja o tempo que uma empresa de RH leva para encontrar o talento certo, já que sua expertise é generalista. Resultado: seu projeto fica parado e adeus vantagem competitiva em relação à concorrência.

Leia também:
- O que a falta de profissionais de TI traz para o seu negócio?
- 5 motivos para alocar profissionais de TI

Onde encontrar uma empresa para uma gestão de Outsourcing de TI confiável?

Agora que você tem uma compreensão dos desafios que envolvem a contratação de profissionais de tecnologia, fica fácil entender a importância de contar com uma empresa de confiança e com conhecimento técnico para fazer a gestão de Outsourcing de TI.

Portanto, se você está em busca de uma consultoria especializada em alocar e contratar talentos de tecnologia, conte com a UDS. Somos uma fábrica de software com mais de 20 anos de mercado com expertise em Outsourcing de TI para grandes players nacionais e internacionais.

A Talent é a nossa unidade de recrutamento rápido com qualidade técnica superior em relação a empresas de RH.

Com um banco de talentos com 300 mil profissionais de TI, encontramos e selecionamos o perfil mais adequado à sua vaga em até 48h.

Confira como funciona nosso Outsourcing passo a passo:

• Tudo começa com o alinhamento dos perfis que você precisa. A partir daí, buscamos o profissional em nossa base interna ou fazemos o recrutamento.
• Fazemos uma avaliação com tripla validação: técnica, comportamental e de fit cultural para garantir que o perfil seja 100% compatível com a sua empresa.
• Com o perfil aprovado, é só fazer o onboarding e começar a contar com o novo talento na equipe de TI.
• Caso o profissional não se adapte, fazemos a substituição do talento sem custo durante o período de garantia.
• Acompanhamento próximo e personalizado: análise da performance e evolução do processo seletivo através de Mentoria e avaliação com RH Business Partner.

Garantias com Outsourcing de TI da Talent UDS:

• O risco é zero. Você só paga se o profissional for contratado.
• Não há taxas administrativas ou custos com contratação. O Compliance é feito por nós.

Quais são os profissionais de TI que a UDS recruta?

• Recrutamos todos os perfis de tecnologia.
• Arquitetos, Tech Leads e pessoas desenvolvedoras web e mobile em qualquer tecnologia: NodeJS, Python, Java, Flutter, Golang, entre outras.
• Especialistas em negócio e produto: Product Owner, Agilista, Cientista de Dados, UX Designer, UI Designer, Scrum Master, QAs, DBAs, BI e DevOps.
• Sua empresa também pode precisar de uma equipe inteira para um determinado projeto. É aí que entra a terceirização de squads, que recruta entre 5 a 10 especialistas para formar equipes enxutas, multiprofissionais e autogerenciáveis.

Nossas equipes podem ser ativadas rapidamente para qualquer região e são gerenciadas de forma autônoma para implementar e executar o planejamento do seu produto de forma ágil em qualquer modelo de Outsourcing: offshore, nearshore ou onshore.

Leia também:
Como a UDS faz alocação de profissionais de TI

As chaves do sucesso na gestão de Outsourcing de TI

Como você viu, ter uma empresa confiável em alocação e hunting e um contrato de Outsourcing com todas as garantias e necessidades que sua organização precisa ajuda a evitar problemas e a perder tempo e recursos na terceirização de TI.

Ao escolher um parceiro de Outsourcing valioso, você pode respirar aliviado e ter mais certeza de uma cooperação produtiva justa e bem definida de acordo com o contrato.

Por fim, é importante lembrar que não existe bala de prata na gestão de Outsourcing de TI. Negócios bem-sucedidos exigem confiança e transparência, onde o fornecedor é aberto sobre pessoal, cronogramas, problemas e riscos, e o cliente não está tentando intimidar o fornecedor a entregar milagres.

O excesso de promessas é uma das razões mais comuns para uma quebra de relacionamento entre cliente e fornecedor. Por isso, é importante alinhar objetivos e responsabilidades desde o início para que o projeto tenha mais chances de sucesso.

Acertar na gestão de Outsourcing de TI como um todo ajuda a otimizar processos, contratar profissionais especializados, inovar e lançar produtos digitais de sucesso rapidamente, com mais chances de ganhos em relação aos concorrentes.