Até mesmo líderes de TI experientes podem encontrar desafios ao lidar com o Outsourcing. Além de identificar os profissionais ideais, é crucial estabelecer uma cooperação eficaz com o fornecedor e gerenciar adequadamente o contrato de terceirização. Este artigo apresenta práticas essenciais para uma gestão bem-sucedida de Outsourcing de TI.
É importante entender que assinar o contrato com o fornecedor não resolve automaticamente todos os problemas. Contratos mal elaborados podem gerar dificuldades, comprometendo o relacionamento entre cliente e fornecedor.
Por outro lado, escolher um parceiro confiável e experiente é fundamental para garantir serviços de Outsourcing de qualidade e alcançar resultados positivos nos projetos.
Neste artigo, vamos descobrir 10 práticas de gestão para otimizar seu contrato e assegurar os resultados que sua empresa precisa, além de estratégias para superar os desafios mais comuns na terceirização de serviços de TI.
O que é um contrato de Outsourcing?
Vamos começar do zero. Um contrato de terceirização é um documento legal essencial que detalha o trabalho a ser realizado, os requisitos e expectativas do cliente, além dos prazos a serem cumpridos. No entanto, seu alcance vai além desses aspectos básicos.
Esse tipo de contrato protege ambas as partes ao abordar questões legais importantes, como direitos de propriedade intelectual, proteção de informações confidenciais e cláusulas de indenização, garantindo segurança para você e seu parceiro de terceirização.
Além disso, é fundamental que o contrato inclua direitos, obrigações, frequência e tipo de comunicação. Mais importante ainda, você deve assegurar que cada cláusula esteja clara e totalmente compreendida.
Em resumo, o contrato certo oferece segurança em todos os níveis do serviço. No entanto, um contrato perfeito por si só não garante resultados. Se o fornecedor de Outsourcing não cumprir os termos acordados, você pode enfrentar prejuízos, incluindo perda de investimento. Portanto, vamos explorar como construir uma cooperação eficaz e alcançar o sucesso em seu projeto.
Como fazer uma boa gestão de Outsourcing de TI?
1. Defina claramente suas metas de gestão de outsourcing de TI com antecedência
Antes de iniciar uma parceria com uma empresa de terceirização, é fundamental estabelecer seus objetivos de forma clara. Determine, por exemplo, o que você deseja alcançar com o projeto, seja otimizar processos ou melhorar resultados.
Essas informações ajudam a empresa de Outsourcing a oferecer metodologias, prazos e orçamentos alinhados às suas metas, garantindo maior eficiência e alinhamento estratégico.
2. Escolha com cuidado o fornecedor de serviços de terceirização
Ao selecionar um parceiro, considere os seguintes fatores:
- Prova social: verifique se a empresa já trabalhou com marcas relevantes, implementou projetos similares ao seu e possui boas avaliações no Google, LinkedIn ou outras plataformas. Além disso, prêmios, certificações e parcerias reforçam a credibilidade;
- Experiência: procure por certificações específicas que garantem qualidade e segurança durante o ciclo de desenvolvimento são um diferencial essencial;
- Nível de confiabilidade do time: avalie se os profissionais têm experiência comprovada, como garantem a qualidade e lidam com problemas complexos e mudanças de escopo;
- Valor cobrado: evite preços muito baixos, que podem refletir serviços de baixa qualidade e resultar em custos adicionais no futuro;
- Garantias de entrega: priorize fornecedores que apresentem indicadores claros, entregas frequentes e um alto nível de transparência no andamento do projeto.
3. Comece de forma enxuta
Se for a primeira vez que você está contratando serviços de Outsourcing, é recomendável começar com um projeto menor. Esse método permite que você avalie o fornecedor com maior segurança, identificando sua capacidade de entrega. Com resultados satisfatórios, você pode ampliar gradualmente a colaboração e confiar ao parceiro projetos maiores ou mais estratégicos.
4. Estabeleça um processo de comunicação claro
A comunicação é um pilar essencial para o sucesso do Outsourcing. Portanto, certifique-se de que:
- A comunicação seja específica, clara e consistente, evitando ambiguidades que possam comprometer o andamento do projeto;
- Um porta-voz seja designado para centralizar todas as interações entre sua empresa e o fornecedor. Isso garante um canal direto e bem definido para a resolução de problemas e tomada de decisões rápidas.
5. Registre solicitações e pontos de melhoria
Para assegurar colaboração mútua, documente todas as solicitações e feedbacks. Isso cria um histórico claro que pode justificar ações em caso de mau desempenho ou atrasos. Além disso, facilita o acompanhamento das demandas e evita possíveis mal-entendidos.
6. Esclareça os termos nebulosos com antecedência
Qualquer ambiguidade no contrato deve ser discutida e resolvida antes que os problemas surjam. Além disso, registre essas resoluções por escrito para que ambas as partes tenham clareza sobre suas obrigações e responsabilidades.
7. Envie avisos de violação imediatamente
Se ocorrerem falhas, emita avisos formais por escrito, indicando as violações de maneira detalhada. Esses avisos devem apontar o problema e solicitar a correção em um prazo específico. Agir rapidamente ajuda a evitar que pequenos problemas se tornem questões maiores.
8. Nunca faça o trabalho do provedor antes de exigir que ele o faça
Caso o fornecedor não cumpra suas obrigações, envie um aviso formal solicitando a correção. Se o problema persistir, tome medidas claras para resolver a questão e cobre os custos ou reduza pagamentos. Essa postura protege seu investimento e assegura que o fornecedor seja responsabilizado.
9. Estabeleça trocas valiosas (win-wins)
Quando o fornecedor oferecer compensações, como créditos, utilize essas oportunidades de forma estratégica.
Por exemplo, negocie bônus futuros, revisões detalhadas das causas do problema ou garantias de que as falhas foram corrigidas. Assim, você constrói uma relação mais equilibrada e vantajosa para ambas as partes.
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- Outsourcing de TI: o que é e quais as vantagens de terceirizar →
10. Avalie continuamente a performance do fornecedor
Monitorar regularmente o desempenho do fornecedor de Outsourcing é crucial para garantir o alinhamento e atingir os resultados esperados. Use métricas objetivas, como qualidade das entregas, cumprimento de prazos e níveis de satisfação do cliente, para avaliar a eficácia do trabalho realizado.
Por exemplo, promova reuniões frequentes para revisar os avanços, superar desafios e identificar oportunidades de melhoria. Essa abordagem fortalece a colaboração e possibilita ajustes antecipados, evitando problemas futuros e maximizando o sucesso do projeto.
Quais os principais desafios da gestão de Outsourcing de TI?
Os desafios do Outsourcing de TI incluem preparação inadequada, expectativas mal definidas e falta de comunicação eficaz, que frequentemente resultam em entregas desalinhadas ou conflitos. A ausência de confiança mútua também pode dificultar a colaboração e limitar a inovação.
Além disso, a incompatibilidade de fit entre contratante e fornecedor, como diferenças em valores ou metodologias, pode comprometer o sucesso do projeto.
Superar esses desafios exige definir objetivos claros, escolher fornecedores alinhados com os valores da empresa, estabelecer canais de comunicação robustos e construir uma relação de confiança para garantir eficiência e resultados positivos.
Vantagens de escolher Outsourcing de TI
A terceirização de contratação (hunting) ou de equipes de tecnologia (alocação) cresceu devido à escassez de talentos no setor, que é uma das principais preocupações dos líderes de TI. Um estudo da McKinsey aponta que 87% enfrentam lacunas em suas equipes, destacando a importância do outsourcing eficiente.
Mas existem outros bons motivos para adotar o Outsourcing, conforme pesquisas recentes com líderes de tecnologia:
As principais razões para a terceirização de TI são redução de custos (71%), transformação digital de negócios (50%) e melhoria da qualidade do serviço (50%).
Deloitte
Com o boom do setor de TI na última década, o mercado de Outsourcing de TI atingirá 429.292 milhões de dólares até 2025.
conforme Statista
Entenda a seguir as principais vantagens da terceirização de TI para os negócios:
Redução de custos
A terceirização do time de TI proporciona economias significativas para o empreendimento. Custos relacionados ao processo seletivo, encargos trabalhistas, materiais e equipamentos são assumidos pela empresa de outsourcing.
Além disso, esse modelo reduz os riscos de processos trabalhistas, aliviando responsabilidades administrativas.
Visão estratégica da gestão de outsourcing de TI
A expertise em tecnologia e transformação digital oferecida por empresas especializadas é fundamental para identificar soluções que negócios não-especialistas podem não perceber. Contratar profissionais terceirizados de uma empresa com foco em tecnologia agrega valor estratégico, ajudando a contratante a se destacar no mercado.
Acesso a profissionais qualificados
Com o outsourcing, sua empresa conta com uma equipe qualificada selecionada por especialistas. Além disso, o time de gestão interno mantém autonomia para direcionar prioridades e gerenciar os profissionais terceirizados, garantindo alinhamento às metas do negócio.
Agilidade e qualidade no processo seletivo
Empresas de alocação possuem bancos de talentos robustos, o que permite formar equipes com rapidez e eficiência. Seleções criteriosas, com testes práticos, asseguram a contratação de profissionais altamente capacitados, aumentando a chance de sucesso nos projetos.
Flexibilidade
A terceirização oferece maior flexibilidade em comparação a colaboradores fixos. Ela permite adaptações rápidas em caso de mudanças operacionais, como alterações de horários ou aumento temporário na demanda, sem comprometer a qualidade das operações.
Contratação por demanda
Empresas podem contratar profissionais para projetos específicos, mantendo o acesso a uma equipe experiente e qualificada sem precisar ampliar permanentemente o quadro de funcionários.
🔗Leia também: Guia da alocação e hunting de TI →
Alocação ou hunting: afinal, qual escolher?
Alocação de profissionais de TI
Na alocação, o cliente evita questões burocráticas e conta com o crivo de uma empresa especializada na área para aumentar o seu time. Além disso, o profissional fica exclusivo para o negócio que demandou o outsourcing, permitindo toda a gestão do novo talento.
Neste modelo, a empresa cliente contrata a parceira de tecnologia, que ficará responsável por fornecer profissionais próprios para o desenvolvimento do projeto existente dentro do negócio que a contratou.
Hunting de profissionais de TI
Nesse modelo, a parceira de Outsourcing é contratada para dar o suporte a todo o processo de contratação dos profissionais de TI.
Porém, a fornecedora não atua somente como uma consultoria de RH ou seleção, mas cuida também das entrevistas, dos testes técnicos e de todos os trâmites para que o novo talento seja o ideal para o projeto.
A consultoria de hunting ainda acompanha o projeto, caso haja algum problema e necessidade de substituição do colaborador recém-contratado.
Tanto na alocação como no hunting, o Outsourcing de TI significa menos burocracia, mais velocidade na contratação e garantia de que o seu projeto será entregue com qualidade e no prazo.
Por que não contratar uma empresa de RH para Outsourcing de TI?
Muitas empresas subestimam os riscos de uma má gestão de Outsourcing de TI e a importância de escolher uma consultoria especializada.
Com a alta demanda por profissionais de tecnologia, empresas de RH muitas vezes tratam o processo como algo simples, mas a realidade é mais complexa. Atrair talentos disputados exige especialização e pode evitar altos custos, burocracia e perda de tempo.
Além disso, contratos genéricos são um problema, pois não garantem as especificidades e a segurança necessárias para o negócio.
Por fim, a demora de empresas de RH generalistas em encontrar o profissional ideal pode paralisar projetos e comprometer a vantagem competitiva da sua empresa.
🔗Leia também:
- O que a falta de profissionais de TI traz para o seu negócio? →
- 5 motivos para alocar profissionais de TI →
Onde encontrar uma empresa para gestão de Outsourcing de TI?
Agora que os desafios na contratação de talentos em tecnologia estão claros, é evidente a necessidade de uma empresa confiável e tecnicamente capacitada para gerenciar o Outsourcing de TI.
Se sua empresa busca uma consultoria especializada, a UDS é a escolha ideal. Com mais de 20 anos de experiência, oferecemos expertise em Outsourcing de TI para grandes empresas nacionais e internacionais.
Nossa unidade de recrutamento, a Talent, destaca-se pela agilidade e qualidade técnica. Com um banco de 300 mil profissionais de TI, identificamos o perfil ideal para sua vaga em até 48 horas, superando os padrões tradicionais de empresas de RH.
Confira como funciona nosso Outsourcing passo a passo:
- Tudo começa com o alinhamento dos perfis que você precisa. A partir daí, buscamos o profissional em nossa base interna ou fazemos o recrutamento;
- Fazemos uma avaliação com tripla validação, técnica, comportamental e de fit cultural para garantir que o perfil seja 100% compatível com a sua empresa;
- Com o perfil aprovado, é só fazer o onboarding e começar a contar com o novo talento na equipe de TI;
- Caso o profissional não se adapte, fazemos a substituição do talento sem custo durante o período de garantia;
- Acompanhamento próximo e personalizado: análise da performance e evolução do processo seletivo através de Mentoria e avaliação com RH Business Partner.
Garantias com Outsourcing de TI da Talent UDS:
- O risco é zero. Você só paga se o profissional for contratado;
- Não há taxas administrativas ou custos com contratação. O Compliance é feito por nós.
Quais são os profissionais de TI que a UDS recruta?
- Recrutamos todos os perfis de tecnologia;
- Arquitetos, Tech Leads e pessoas desenvolvedoras web e mobile em qualquer tecnologia: NodeJS, Python, Java, Flutter, Golang, entre outras;
- Especialistas em negócio e produto: Product Owner, Agilista, Cientista de Dados, UX Designer, UI Designer, Scrum Master, QAs, DBAs, BI e DevOps;
- Sua empresa também pode precisar de uma equipe inteira para um determinado projeto. É aí que entra a terceirização de squads, que recruta entre 5 a 10 especialistas para formar equipes enxutas, multiprofissionais e autogerenciáveis.
🔗Leia também: Como a UDS faz alocação de profissionais de TI →
As chaves do sucesso na gestão de Outsourcing de TI
Ter uma empresa confiável para alocação e hunting, com um contrato de Outsourcing bem definido, é essencial para evitar problemas e desperdícios na terceirização de TI.
Além disso, contar com um parceiro valioso garante uma cooperação produtiva, baseada em confiança e transparência, onde objetivos e responsabilidades são claramente estabelecidos desde o início. Por outro lado, é importante lembrar que promessas excessivas frequentemente comprometem relações e resultados.
Em contrapartida, uma gestão sólida otimiza processos, atrai profissionais qualificados e acelera inovações digitais, o que amplia significativamente as chances de sucesso competitivo.