Já se foi o tempo em que o backlog de uma equipe de TI continha poucas demandas. Com a tecnologia tornando-se cada vez mais central para a sustentabilidade dos negócios, a maioria dos times se vê, diariamente, desafiado pelo elevado número de tarefas. Gestão do tempo para squads de TI torna-se então um assunto necessário (e quase indispensável) para equipes que querem garantir alta performance.
Nesse cenário, o conceito de produtividade, antes atrelado quase que exclusivamente à capacidade de produção em larga escala, ganha ênfase também relacionado à qualidade do trabalho, considerando a otimização do tempo, os custos envolvidos, e a avaliação criteriosa dos recursos utilizados.
Mas como, então, gerir o tempo de forma eficaz, entregando um alto volume de tarefas, sem prejudicar a qualidade? Neste artigo, você confere práticas simples que podem auxiliar o seu time.
Por que gerenciar o tempo?
A TI moderna desempenha um papel crucial nas empresas contemporâneas, seja entregando valor para outras áreas do negócio, ou lidando com desafios de desenvolvimento internos – o que pode gerar excesso de atividades e pressão sobre a equipe. O gerenciamento do tempo torna-se então um elemento essencial para extrair o melhor dos profissionais e dos processos de trabalho, garantindo também um alto padrão de qualidade.
Ele surge em resposta a desafios como:
- Priorização de tarefas: identificar e priorizar tarefas cruciais diante de uma variedade de projetos e demandas;
- Mudanças constantes: lidar com a rápida evolução tecnológica e as frequentes mudanças em requisitos, ferramentas e tecnologias;
- Interrupções inesperadas: gerenciar problemas técnicos emergenciais, chamados de suporte e outras interrupções não planejadas;
- Dificuldade na estimativa de tempo: estimar com precisão o tempo necessário para conclusão de tarefas complexas em TI;
- Multitarefa excessiva: evitar a armadilha da multitarefa excessiva para preservar o foco e a eficiência;
- Manutenção proativa: equilibrar a implementação de novos projetos com a manutenção proativa de sistemas existentes;
- Pressão para entrega rápida: lidar com a pressão para entregar soluções rapidamente sem comprometer a qualidade.
Com uma gestão de tempo eficaz, é mais fácil descobrir e atacar as verdadeiras prioridades, gerar confiança na equipe e garantir que resultados sejam alcançados com o mínimo de desgaste. Para tanto, é preciso considerar algumas boas práticas de gestão em TI.
Como realizar uma boa gestão do tempo?
Sabemos que garantir uma gestão eficiente do tempo é crucial para o sucesso de equipes de TI. Os gestores desempenham um papel vital nesse cenário, direcionando da forma correta o andamento de tarefas e projetos. Abaixo, apresentamos estratégias específicas direcionadas aos gestores de TI para aprimorar a gestão do tempo e maximizar a produtividade da equipe.
- Priorização eficiente: organize tarefas com base na urgência, importância e alinhamento aos objetivos estratégicos da empresa;
- Metas claras e objetivos: estabeleça metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais para manter a equipe focada e motivada;
- Feedback estruturado: ofereça feedback claro, específico e oportuno para impulsionar o desempenho da equipe de maneira construtiva;
- Planejamento detalhado: realize um planejamento minucioso, considerando todos os aspectos do projeto, desde tarefas até prazos e recursos;
- Distribuição equilibrada de responsabilidades: evite sobrecargas distribuindo responsabilidades de maneira equilibrada, considerando as habilidades da equipe.
- Experimentação de metodologias: explore diferentes metodologias de gestão de tempo para encontrar a que melhor se adapta às necessidades da equipe;
- Equilíbrio entre projetos novos e manutenção: mantenha a eficiência equilibrando a implementação de novos projetos com a manutenção proativa de sistemas existentes.
Técnicas de gestão do tempo
Existem diversas técnicas que podem auxiliar profissionais de TI na gestão do seu tempo. Nenhuma é melhor ou pior do que a outra: a técnica mais adequada depende das necessidades do indivíduo e das preferências pessoais sobre a sua forma de produzir. Vamos conferir três entre as mais utilizadas.
Timeboxing
O termo timeboxing refere-se a uma prática de gerenciamento de tempo que envolve a alocação de um período de tempo fixo e limitado para a realização de uma tarefa específica ou atividade. Esse conceito é frequentemente utilizado em metodologias ágeis de gerenciamento de projetos, como o Scrum.
Principais características:
- Duração fixa: tem uma duração predeterminada e não deve ser excedido. Isso ajuda a manter um ritmo constante no progresso das atividades;
- Foco na prioridade: a equipe concentra-se nas tarefas mais prioritárias ou nas atividades planejadas para esse período específico;
- Iterativo: em ambientes ágeis, o timeboxing é frequentemente iterativo, ocorrendo em intervalos regulares, como sprints semanais ou reuniões diárias curtas;
- Adaptação: ao final, a equipe revisa o progresso, adapta estratégias conforme necessário e prepara-se para o próximo evento.
Exemplos comuns de “timeboxes” incluem reuniões diárias curtas, sprints em metodologias Scrum e outras práticas que visam fornecer uma estrutura de tempo bem definida para atividades específicas.
Como implementar o timeboxing
- Defina a tarefa: comece por ser específico e claro ao definir a tarefa que precisa ser realizada.
- Estime o tempo: faça uma estimativa do tempo necessário para concluir a tarefa, utilizando experiências passadas ou uma avaliação conservadora.
- Estabeleça o timeboxing: utilize a estimativa de tempo para determinar tempo da tarefa. Certifique-se de que seja realista, mas desafiador.
- Inicie a execução: ao iniciar, concentre-se exclusivamente na tarefa em questão, evitando distrações.
- Faça uma pausa: ao término, reserve um curto intervalo antes de iniciar a próxima tarefa. Isso ajuda a manter a eficácia e o equilíbrio ao longo do dia.
Exemplos de aplicação do timeboxing no dia a dia da área de TI
Para exemplificar a aplicação dessa estratégia, confira algumas dicas de rotina nas quais você pode aplicar a estratégia.
- Definir prazos para o desenvolvimento de um novo software. O gestor pode dividir o desenvolvimento do software em tarefas menores e estimar o tempo necessário para cada tarefa. Em seguida, o gestor pode usar o timeboxing para acompanhar o progresso do desenvolvimento e garantir que o software seja lançado a tempo.
- Gerenciar as solicitações de suporte de TI. O gestor pode dividir as solicitações de suporte em categorias e estimar o tempo necessário para responder a cada categoria. Em seguida, o gestor pode fazer uso da estratégia para priorizar as solicitações e garantir que elas sejam atendidas a tempo.
- Manter as reuniões produtivas. O gestor pode definir um limite de tempo para cada tópico da reunião utilizar o timeboxing para garantir que a reunião não se prolongue, definindo limite de tempo para cada participação.
Regra dos Dois Minutos
A Regra dos Dois Minutos é uma técnica simples, mas altamente eficaz, que pode aprimorar significativamente a gestão do tempo em equipes de TI. Ao lidar imediatamente com tarefas que requerem dois minutos ou menos para serem concluídas, os times de TI conseguem evitar a acumulação de pequenas obrigações ou mesmo até o esquecimento de pontos importantes, liberando tempo valioso para focar em atividades estratégicas.
Como aplicar a regra?
- Estabeleça o limite de tempo: defina de maneira precisa o que constitui uma tarefa de dois minutos. Essas são geralmente atividades que podem ser concluídas no prazo de dois minutos ou menos, sem a necessidade de delegação ou adiamento.
- Identifique tarefas correspondentes: após estabelecer o critério, localize as atividades que atendem a essa condição. Revise os fluxos de trabalho para encontrar tarefas simples e curtas que se encaixem nesse intervalo.
- Priorize imediatamente: concentre-se imediatamente nessas tarefas uma vez identificadas. Evite acumular pequenas responsabilidades para evitar sobrecarga e redução da produtividade.
Exemplos práticos de aplicação da estratégia
→ Respostas a consultas rápidas
Quando membros da equipe recebem perguntas simples de clientes ou colegas que podem ser respondidas em dois minutos ou menos, eles podem fazê-lo imediatamente, evitando acumular consultas.
→ Solução de problemas técnicos simples
Caso surjam problemas técnicos de natureza simples e rápida de resolver, os membros da equipe podem aplicar a solução imediatamente, sem a necessidade de adiar a resolução.
→ Atualizações de status em projetos
Se a atualização do status de um projeto exigir apenas alguns minutos, a equipe pode realizar essa tarefa imediatamente, mantendo todos informados de maneira eficiente.
→ Agendamento de reuniões breves
Marcar uma reunião rápida que pode ser planejada e confirmada em dois minutos ou menos é uma aplicação eficaz da regra para facilitar a comunicação e a colaboração.
→ Respostas a e-mails simples
Quando membros da equipe recebem e-mails que exigem respostas curtas e diretas, eles podem responder imediatamente, evitando que essas mensagens se acumulem na caixa de entrada.
Técnica ALPEN
A técnica ALPEN representa uma metodologia eficaz para otimizar a gestão do tempo em equipes de TI. Ao seguir suas quatro etapas fundamentais, as equipes podem aprimorar a produtividade e eficiência operacional, tornando-se mais assertivas na execução de tarefas prioritárias.
Essa abordagem sistemática envolve o registro detalhado de tarefas, priorização, planejamento e execução disciplinada, proporcionando uma base sólida para alcançar resultados consistentes e maximizar o tempo disponível.
Como aplicar a estratégia?
A: Anote todas as suas tarefas → Inicie cada período com um registro detalhado de todas as tarefas, desde projetos complexos até responsabilidades administrativas e pessoais.
L: Liste as tarefas em ordem de prioridade → Classifique as tarefas por prioridade, dando destaque às mais impactantes no topo da lista para direcionar esforços para atividades cruciais.
P: Planeje como você realizará cada tarefa → Para cada tarefa, estabeleça um plano abrangente, incluindo: objetivo da tarefa, recursos necessários, etapas necessárias e prazos.
E: Execute as tarefas → siga rigorosamente o plano de ação, garantindo execução eficiente e no prazo.
N: Revise suas tarefas e seu progresso → ao término de cada período, revise tarefas e progresso para obter insights valiosos.
Experimentar diferentes técnicas de gestão do tempo é a melhor forma de encontrar aquela que melhor se adapta às suas necessidades e preferências.
Exemplo prático de aplicação da Técnica ALPEN
Vamos considerar um exemplo prático da aplicação da Técnica ALPEN em uma equipe de TI que trabalha no desenvolvimento de software:
Passo #1 – Listagem
No início da semana, a equipe realiza uma reunião de planejamento. Cada membro anota todas as tarefas que precisam ser concluídas, incluindo desenvolvimento de novos recursos, correção de bugs, atualizações de documentação e implementação de políticas de segurança.
Passo #2 – Priorização
Com a lista de tarefas em mãos, a equipe realiza uma análise rápida para identificar e classificar as tarefas em ordem de prioridade. Por exemplo, a correção de um bug crítico em um sistema em produção pode ser priorizada sobre a implementação de um novo recurso menos urgente.
Passo #3 – Planejamento
Defina cada ponto a seguir antes de iniciar.
- Objetivo da tarefa: para a correção de um bug, o objetivo pode ser restaurar a funcionalidade normal do sistema.
- Recursos necessários: identificam-se recursos como acesso ao código-fonte, ambientes de teste e informações relevantes.
- Etapas necessárias: divisão da tarefa em etapas como investigação, correção e testes.
- Prazos: estabelecimento de prazos realistas para cada etapa e conclusão.
Passo #4 – Execução
A equipe segue o plano de ação delineado, priorizando as tarefas de acordo com sua importância e prazos associados. Cada membro trabalha de forma focada nas tarefas definidas.
Passo #5 – Revisão
Ao final da semana, a equipe realiza uma revisão para avaliar o progresso. Tarefas concluídas são marcadas, e aquelas que não foram finalizadas são reavaliadas para identificar oportunidades de melhoria.
Esse exemplo ilustra como a Técnica ALPEN pode ser aplicada em um ambiente de TI, proporcionando uma abordagem estruturada para a gestão do tempo e a maximização da eficiência operacional.
Experimentar diferentes técnicas de gestão do tempo é a melhor forma de encontrar aquela que melhor se adapta às suas necessidades e preferências. Gostou dessas dicas? Confira nosso artigo sobre as Metodologias Ágeis e continue aprimorando a gestão do seu time de TI.
