Nem todas as empresas conseguem tirar o máximo proveito do Outsourcing de TI, pois esta é uma jornada que envolve aspectos e desafios que estão além de contratar os profissionais certos. Para entender como resolver essas dificuldades de uma vez por todas, reunimos aqui tudo o que é preciso saber para o sucesso do CIO com Outsourcing de TI.
Neste artigo, você vai encontrar quais os principais problemas que as empresas enfrentam com o Outsourcing e como solucioná-los. Além disso, trazemos uma lista de dicas para a terceirização de talentos bem-sucedida e quais serviços de tecnologia são mais frequentemente terceirizados.
Afinal, nada mais longe da realidade do que acreditar que basta assinar o contrato com o fornecedor e todos os seus problemas vão simplesmente desaparecer.
Segundo a pesquisa “Global Outsourcing”, feita pela Deloitte com 40 executivos globais, 70% deles consideram que reduzir custos é o maior estímulo para terceirizar profissionais de TI.
Quais os principais problemas com Outsourcing de TI?
Em geral, um CIO enfrenta problemas com Outsourcing de TI devido à preparação inadequada, expectativas pouco claras, falta de comunicação ou de confiança nas parcerias e até mesmo incompatibilidade de fit entre a contratante e a empresa fornecedora. Saiba quais os principais desafios que as empresas enfrentam e as soluções para cada um deles:
Problema nº 1: Falta de experiência com Outsourcing ou Terceirização de TI
Você não está familiarizado com as melhores práticas, conceitos comuns e fluxo de trabalho. Também desconhece a gestão da empresa/colaborador contratado. Por isso, transmitir sua visão para outro grupo de pessoas, especialmente alguém com quem você nunca trabalhou antes, é uma tarefa difícil que não deve ser subestimada.
Solução: Escolha um fornecedor experiente
Uma empresa experiente em Outsourcing de TI vai orientar todo o processo, ajudar a evitar os gargalos e mitigar possíveis riscos. Isso quer dizer que ela vai definir os requisitos, analisar as necessidades de sua empresa, encontrar as pessoas certas e ficará responsável pela contratação/desligamento.
Problema nº 2: Desconhecer a tarefa que foi terceirizada
Digamos que você não tenha experiência suficiente em desenvolvimento de software JavaScript ou análise de Big Data e delegar essas tarefas a um serviço de terceiros. Provavelmente, não terá critérios para avaliar se os talentos são adequados para o que precisa e corre o risco de contratar ou julgar mal. Ou seja, como não conhece exatamente a tarefa ou atividade que foi terceirizada, tem dificuldade de acompanhar ou orientar essa prestação de serviço de forma adequada
Solução: Preencha a lacuna de conhecimento
Atribua a alguém interno a definição de requisitos para o trabalho. Essa pessoa pode também monitorar o fornecedor com mais precisão. Se você não puder pagar outro funcionário em sua equipe, certifique-se de encontrar um fornecedor que seja experiente e confiável o suficiente para ajudá-lo a entender o fluxo de trabalho e os resultados.
Problema nº 3: Errar na estimativa de custo
O Outsourcing reduz custos em até 35%, mas para isso precisa ser bem planejado. Você não pode estimar custos sem estabelecer requisitos claros e precisos, cronograma de produção, orçamento, etc. Sem esses referenciais, pode ocorrer atraso ou perda de qualidade na entrega ou, ainda, o descumprimento de checkpoints ou milestones do projeto. Isso tudo nos leva a um dos problemas mais desafiadores da terceirização – calcular uma estimativa de custos com exatidão.
Solução: Defina claramente os requisitos do projeto
Mais uma vez, uma empresa experiente em Outsourcing pode ser muito útil nessa tarefa. Então, faça quantas perguntas forem necessárias para determinar como funciona o modelo de preços e evitar cobranças inesperadas. Caso haja limitações de orçamento, explique-as ao fornecedor para minimizar mal-entendidos no futuro.
Problema nº 4: Ignorar o contexto cultural
As diferenças culturais dos colaboradores terceirizados são importantes, mesmo que eles sejam do mesmo país. Embora a diversidade seja comprovadamente capaz de impulsionar a inovação, no início pode ela levar a falhas de comunicação e mal-entendidos. Se você contratar Outsourcing global, esse aspecto tem ainda mais importância, pois será necessário se acostumar a trabalhar com pessoas de diferentes fusos horários e culturas.
Solução: Não subestime as diferenças culturais
Essa solução é uma via de duas mãos: organize programas de treinamento e conscientização sobre a diversidade para sua equipe interna e explique seus valores e normas aos talentos terceirizados. Além disso, tenha canais de comunicação claros em períodos regulares para que todos estejam na mesma página.
Problema nº 5: Encontrar um fornecedor confiável
Encontrar uma empresa confiável, que realmente cumpre o acordado em contrato e negociação, e que entregue transparência, é um dos maiores problemas em Outsourcing de TI, principalmente porque não se verifica o histórico dos fornecedores. Isso pode levar a uma baixa qualidade do projeto que você terceirizou, além de custos escondidos e outras surpresas desagradáveis.
Solução: Analise a experiência da empresa de Outsourcing
Antes de escolher sua parceira de terceirização, verifique qual o número de projetos e clientes que a empresa atendeu e se tem boas avaliações.
Vale a pena também conferir se a empresa já fez Outsourcing com grandes marcas ou com empresas que tenham semelhanças com a sua, seja no formato do produto ou no ramo específico de seu negócio. Escolha um fornecedor experiente com garantias concretas de entrega.
Problema nº 6: Perda de controle do projeto
Um dos problemas (e medos) mais comuns que CIOs e empresas enfrentam é a perda de controle de seu projeto quando o delegam à terceirizada. Alguns clientes acreditam que isso pode resultar na perda de autoridade sobre o processo de desenvolvimento e das decisões que, em última análise, vão impactar no resultado final do produto. Como mitigar esse problema?
Solução: Invista na comunicação clara e contínua
Sem dúvida, o nível de controle sobre o projeto terceirizado depende muito da sua comunicação com o fornecedor, que precisa saber dos seus requisitos. Sem dúvida, a qualidade da entrega dependerá muito disso. Uma parceria eficaz consegue oferecer o controle total do projeto em cada etapa, garantindo o cumprimento dos prazos e a qualidade dos serviços.
Problema nº 7: Expectativas e metas incompatíveis
É surpreendente o quanto esse problema é comum – e nocivo ao projeto. Você imagina que o seu fornecedor tem certeza dos requisitos, apenas para perceber, já tarde demais, que estavam pensando em coisas totalmente diferentes. Por exemplo, o projeto se tornou mais complexo ou houve uma reorientação dos objetivos e pontos principais de desenvolvimento. Dependendo do contrato, falhas de comunicação e requisitos podem exigir mais recursos e tempo, e até mesmo atrasar a data de entrega. Isso pode ser brutal para empresas que dependem do projeto para estar à frente da concorrência.
Solução: Deixe claro o que você quer alcançar
Pode até soar como um disco quebrado, mas a comunicação é a chave para o sucesso. Você pode pensar que está sendo entendido da maneira que planejou, mas as pessoas vêm de diferentes origens, formações, experiências e terão suas próprias percepções. Portanto, se você não quer ser mal interpretado, precisa manter um nível de comunicação adequado para evitar o desencontro de metas e expectativas e riscos ao projeto.
O sucesso do CIO com o Outsourcing de TI depende ainda de outros aspectos. Fique atento a esses pontos:
- Processos judiciais: certifique-se de que a empresa contratada cumpre com as obrigações fiscais e trabalhistas.
- Controle dos dados: a empresa escolhida deve garantir de forma bastante rígida a segurança das suas informações.
- Contrato de serviço: Certifique-se de preparar um NDA (Non-Disclosure Agreement) para a empresa terceirizada assinar, bem como outros documentos de regulamentação, se necessário, além de cláusulas sobre remuneração, condições de trabalho, responsabilidades do terceirizado, etc.
Leia também: - Quanto custa o Outsourcing de TI? - Outsourcing de TI: o que é e quais as vantagens de terceirizar
Por que o Outsourcing de TI é bom para as organizações?
Em primeiro lugar, a crescente escassez de talentos tecnológicos é a principal preocupação dos líderes de TI em todo o mundo.
De acordo com um estudo da McKinsey, 87% dos entrevistados disseram que estão enfrentando lacunas em suas equipes de TI atualmente devido a gargalos de recrutamento.
Mas existem outros bons motivos para adotar o Outsourcing, conforme pesquisas recentes com líderes de tecnologia:
As principais razões para a terceirização de TI são redução de custos (71%), transformação digital de negócios (50%) e melhoria da qualidade do serviço (50%) (Deloitte).
Globalmente, a redução de custos é a principal razão para a terceirização de TI. (Deloitte)
Outros motivos relevantes para adotar o Outsourcing de TI são o tempo mais rápido de lançamento de projetos e aumento da qualidade do serviço (88%). (PA Consulting/Reino Unido)
Dicas para o sucesso do CIO com Outsourcing de TI
É muito fácil ver que a terceirização tem uma curva de aprendizado, assim como qualquer aspecto de negócios. Isso quer dizer que você não vai se tornar um especialista da noite para o dia. Mas com as dicas a seguir é possível alcançar um processo de terceirização bem-sucedido:
• Defina suas metas de terceirização
Seja claro sobre o motivo pelo qual deseja terceirizar e o que pretende ganhar com isso.
• Especifique suas necessidades
Essas perguntas ajudam a estabelecer os requisitos e a comunicar claramente suas metas e expectativas:
– Quais das suas funções de negócios podem mais se beneficiar com a terceirização?
– Por quanto tempo você precisará dos serviços terceirizados?
– Quantas pessoas são necessárias para fazer isso e quais são seus níveis de especialização?
• Identifique o modelo certo de Outsourcing
Em termos de localização, você pode escolher entre a terceirização onshore, nearshore e offshore. Existem também diferentes serviços de TI que são terceirizados e que variam de empresa para empresa. Pesquise ou entre em contato com a fornecedora para identificar qual modelo funciona melhor para você.
• Seja detalhista nas informações
A empresa de Outsourcing precisa entender exatamente o que você precisa e quais resultados espera. Por isso, forneça o máximo de informações possível sobre o que deve ser entregue, como você deseja que seja feito e seu cronograma. Ambos os lados devem manter-se sempre atualizados sobre quaisquer mudanças ou progressos.
• Comece com pouco
Começar com uma equipe grande é uma armadilha comum para iniciantes. Em vez disso, escolha terceirizar primeiro um projeto ou uma pequena equipe. Mas entenda também, se há como melhorar a abordagem de Outsourcing (ou testar outro modelo) antes de passar a terceirizar operações maiores.
Leia também: - Offshore, Nearshore e Onshore: Tudo sobre os tipos de Outsourcing de TI - Outsourcing de Squads: quando fazer?
Quais serviços de TI são frequentemente terceirizados?
Os principais serviços terceirizados de TI incluem de desenvolvimento de software, web e aplicativos, consultoria de tecnologia, cibersegurança, infraestrutura, serviços específicos de linguagens de programação, suporte técnico, até uma equipe inteira com diversos especialistas em TI.
Os profissionais terceirizados podem trabalhar de forma remota ou nas próprias instalações da empresa contratante.
- Desenvolvimento de software, web e aplicativos;
- Consultoria de tecnologia;
- Serviços específicos de programação (back-end, front-end, etc.);
- Testes de software;
- Computação em nuvem;
- Suporte técnico e manutenção de software;
- Ciência de dados e big data;
- IoT;
- Design de interface do usuário e UX;
- MVP (Mínimo Produto Viável).
Leia também: - Guia da Alocação e hunting de TI - Terceirização de TI: conheça as principais vantagens da alocação
Você está considerando a terceirização para o seu negócio?
Então, provavelmente você enfrentará alguns dos desafios que listamos aqui, e é por isso que é tão importante escolher uma empresa especializada em Outsourcing de TI em que você possa confiar, com uma equipe dedicada para orientá-lo em cada etapa.
É o caso da UDS, uma fábrica de software com 20 anos de atuação em projetos web/mobile de missão crítica.
Como a UDS faz alocação de profissionais de TI?
Temos uma unidade de negócio exclusiva para alocação e hunting, a UDS Body Shop Hunting (BH). Esta área da empresa conta com time de tech recruiters e de atendimento dedicado e experiente na formação de squads de alta performance para o projeto do seu negócio.
O conhecimento da equipe sobre as melhores práticas para alocação e hunting, além do robusto background de uma fábrica de software, garante grandes diferenciais da UDS em relação ao mercado, como:
- Contratação até 4x mais rápida.
- Perfis triplamente validados: técnico, comportamental e cultural.
- Handle administrativo por nossa conta: em alguns modelos de prestação de serviço, contratamos, demitimos e fazemos todo o papel burocrático por você.
- Experiência em contratação e alocação de profissionais desenvolvedores, agilistas e de gestão, assim como uma profunda experiência com squad as a service.
- Alto índice de satisfação: NPS 9,2
- Fábrica de software com 20 anos de experiência na gestão, com profissionais de comprovada expertise no mercado à sua disposição.
Com um banco de talentos com mais de 270 mil profissionais de TI, encontramos e selecionamos o perfil mais adequado à sua vaga em até 48h.
Confira como funciona o Outsourcing de TI da UDS, passo a passo:
- Tudo começa com o alinhamento dos perfis que você precisa. A partir daí, buscamos o profissional em nossa base interna ou fazemos o recrutamento.
- Fazemos uma avaliação com tripla validação: técnica, comportamental e de fit cultural para garantir que o perfil seja 100% compatível com a sua empresa.
- Com o perfil aprovado, é só fazer o onboarding e começar a contar com o novo talento na equipe de TI.
- Caso o profissional não se adapte, fazemos a substituição do talento sem custo durante o período de garantia.
- Acompanhamento próximo e personalizado: análise da performance e evolução do processo seletivo através de Mentoria e avaliação com RH Business Partner.
Sua empresa também pode precisar de uma equipe inteira para um determinado projeto. É aí que entra a terceirização de squads, que recruta entre 5 a 10 especialistas para formar equipes enxutas, multiprofissionais e autogerenciáveis.Nossas equipes podem ser ativadas rapidamente para qualquer região e são gerenciadas de forma autônoma para implementar e executar o planejamento do seu produto de forma ágil em qualquer modelo de Outsourcing: offshore, nearshore ou onshore.
Leia também: - Como funciona Squad as a service e como contratar - Quanto custa uma Squad de desenvolvimento de software? - Vantagens da squad de desenvolvimento qualificada por uma fábrica de software
Chegou a hora de encontrar uma empresa de Outsourcing confiável
O Outsourcing de TI traz inúmeras vantagens para qualquer tipo de negócio. É por isso que, em um mercado extremamente aquecido, a prática está cada vez mais comum. Afinal, contratar bons profissionais de tecnologia de forma rápida é atualmente um grande desafio para líderes de tecnologia em todo o mundo.
Porém, por outro lado, como vimos aqui, é preciso ter certos cuidados com os desafios que podem surgir na jornada de terceirização.
Diante disso, não é difícil entender que o sucesso do CIO com Outsourcing de TI depende de uma parceira de tecnologia confiável e com expertise comprovada.
Fale agora com um dos nossos especialistas para conhecer o melhor modelo para o seu projeto.
